Чем занимается отдел логистики: служба логистики и ее функции. Все для отдела логистики


Отдел логистики: 17 правил грамотной организации

Сравнительно недавно рынок труда взорвало направление логистики. Вакансии в данной сфере занимают 2-10%. Предприятия активно ищут специалистов по логистике. Многие нуждаются сегодня не просто в отдельных специалистах, а в создании целого профильного отдела логистики.

В глобальном смысле логистика включает два основных раздела – распределение и управление материальными ресурсами.

Под материальными ресурсами понимают основные и вспомогательные, первичные и вторичные материалы, комплектующие, полуфабрикаты, готовая продукция, запасные элементы, упаковка и запасы.

Распределение ресурсов производится перемещением промежуточной и готовой продукции по двум направлениям.

  1. Прямой канал распределения предполагает движение ресурсов напрямую к промежуточному или конечному потребителю.
  2. Косвенный канал распределения предполагает движение к потребителю посредством сложной системы посредников – малыми, средними или большими объемами поставок.

Чаще всего у представителей среднего и крупного бизнеса отдел логистики выделен в обособленное подразделение, состоящей из различных профессионалов данной сферы деятельности (начальников по логистике, обычных сотрудников отдела логистики, диспетчеров и водителей). Малый бизнес чаще всего имеет в своей структуре небольшие отделы или вовсе обходится силами отдельных специалистов, которые часто закрепляются за подразделениями с родственным функционалом, например, за складом или транспортным подразделением.

Бывает, что на отдел логистики возлагается функционал по таможенному оформлению с ведением соответствующей документации или обязанности управления внешними связями.

Менеджер по логистике и внешним экономическим связям как следует из названия ведет документацию по поставкам или реализации, устанавливает и ведет отношения с транспортными и страховыми компаниями, поставщиками, банковским сектором и пр.

В деятельности всех предприятий есть логистическое направление. Кроме того, существуют компании, которые оказывают услуги по ведению данного вида деятельности для других предприятий. В любом случае, в компании логистическая деятельность делится на внутреннюю и внешнюю и зависит от направления деятельности компании.

Внутренняя логистика сориентирована на выполнение задач производства в самой компании. Сотрудники отдела логистики в этом случае решают вопросы по менеджменту и материально-техническому обеспечению ресурсами предприятия. Так к задачам внутренней логистики относятся контроль запасов (сырья, комплектующих, полуфабрикатов, материалов), закупка материалов и сырья, их складирование, хранение и перемещение от поставщиков и внутри предприятия.

Внешняя логистика занимается вопросами по движению товаров на рынок к посредникам или напрямую потребителям. Внешняя логистика для выполнения своих функций использует разные каналы распределения. Основные задачи внешней логистики заключаются в следующем:

  • анализ спроса на производимую продукцию и изменение объемов выпуска синхронно запросам рынка;
  • анализ запасов с учетом их наличия на складах предприятия, промежуточных логистических платформах и у конечных потребителей;
  • ответственность за хранение, упаковку и сбор заказов всех видов производимой продукции;
  • обеспечение и контроль транспортировки продукции предприятия потребителю (промежуточному или конечному)

Структура отдела логистики

В силу необходимости осуществления отделом логистики различных специфических функций, для больших отделов целесообразно деление отдела на рабочие группы. Самый простой и распространенный пример деления с функционал приведен ниже.

Отдел закупок выполняет следующие функции:

  1. Управление и контроль складской деятельности, в частности обеспечение транспортом, оборудованием, упаковочными материалами, спецодеждой и оргтехникой
  2. Обеспечение других подразделений компании необходимым для осуществления деятельности аналогично обеспечению склада.
  3. Менеджмент поставок и хранения запасов материалов, сырья и комплектующих.
  4. Управление закупками импортных товаров и сырья, их таможенное оформление.
  5. Менеджмент закупок и запасов для осуществления работ на сторонних производственных мощностях.

Производственная логистика занимается решением следующих задач:

  1. Составление планов для производства и контроль за их исполнением
  2. Составление планов и осуществление закупок необходимого для производства (сырья, материалов и т.д.)
  3. Координация процесса производства.

Отдел управления запасами и ассортиментом занимается аналитической деятельностью и на ее основе управляет запасами и ассортиментом товаров, производимых на предприятии.

Отдел контроля за поставками готового товара выполняет следующие задачи:

  1. Прием и оформление заказов, в том числе заказов, полученных через Интернет.
  2. Территориальный менеджмент склада и контроль за транспортировкой товаров конечным или промежуточным потребителям.
  3. Осуществление контроля за распределительной деятельностью и складами.
  4. Аудит качества работы сервисной службы и партнерских отношений.
  5. l>

    Сотрудники отдела логистики

    Структурная организация отдела логистики на предприятии зависит от специфики и масштабов деятельности предприятия, однако в общем виде включает в себя следующие элементы:

    1. Руководитель отдела логистики. Директоров и начальников может быть несколько, при этом каждый будет руководить подразделениями, влиять на стратегию деятельности предприятия, что соответствует функционалу логистической деятельности.
    2. Следующим элементом являются менеджеры. Менеджеров отдела логистики можно разделить на два звена. Логисты-системщики разрабатывают маршруты движения и системы хранения так, чтобы обеспечить минимизацию издержек. Логисты-пользователи осуществляют решение оперативных задач и управляют самим использованием разработанных системщиками систем и маршрутов.
    3. Диспетчеры, водители и работники транспортного отдела и складов выступают следующим элементом отдела логистики.  Эта часть структуры отдела логистики осуществляет непосредственное осуществление деятельности, то есть сотрудники проводят прием материалов и сырья, их отгрузку и доставляют продукцию промежуточным или конечным потребителям.

    Начальник отдела логистики зачастую выполняет обязанности руководителя транспортного отдела. Он осуществляет также общий менеджмент, контролирует исполнение и определяет оптимальность схем маршрутов.

    Сотрудники среднего звена. Средний уровень специалистов отдела логистики проводит аналитическую деятельность с целью определения оптимальных маршрутов. Также они заняты организацией и менеджментом процессами логистики на складе и в других частях отдела логистики. Это звено структуры отдела готовит новые системы и маршруты и передают на согласование начальнику отдела логистики.

    Ведущий менеджер отдела логистики.Этот специалист отдела логистики составляет планы закупок и продаж, сохраняя непрерывность процесса производства. Задачи ведущего менеджера включают в себя аналитику продаж, ведение ценовой политики компании и составление отчетов по деятельности и проведенным анализам.

    Диспетчеры транспортного цеха. Они ведут оперативную деятельность по работе транспорта, ведут учет ГСМ и рабочего времени водителей, готовят документы для перевозки грузов.

    Группы реализации отдельных проектов логистики. Группы, создаваемые для осуществления отдельных проектов, выполняют следующие функции:

  • развитие и увеличение действующих платформ логистики
  • планирование и введение в работу новых платформ логистики
  • организация новых точек распределения готовой продукции
  • проектирование информационных систем логистики

Организация групп реализации в компании возможна, как обособленными отделами, так и внутри отдела логистики. Существует несколько вариантов создания таких проектных групп:

  1. Группы реализации формируются как постоянно действующий элемент отдела логистики, примером функций таких структурных единиц служат инжиниринг в информационных системах, проект-менеджмент и т.д.
  2. Отделы реализации осуществляют свою деятельность как обособленные структурные единицы, при этом за ними закреплены определенные функциональные обязанности в рамках логистической деятельности. В качестве примера выступают организация платформ логистики и управление доставкой материальных и технических ресурсов.
  3. Формирование групп реализации происходит из числа сотрудников разных областей логистической деятельности компании. В этом случае группа осуществляет свою деятельность по выполнению определенных функций в течение работы над конкретным проектом, после реализации которого, сотрудники возвращаются к своим обычным обязанностям.

Говорит Генеральный Директор

Андрей Яновский, Генеральный Директор ОАО «Нидан Соки», Москва

Когда возникла необходимость найти начальника отдела логистики, я сконцентрировал своё внимание на том, чтобы сотрудник был особенно инициативным. Зачастую специалисты, занятые в логистике, совершенно не проявляют инициативу и не выдвигают даже очевидно полезных и простых предложений для совершенствования бизнес-процессов. Конечно, с таким отношением к работе о потенциальной экономии речь не идет. В качестве примера, можно использовать предложение о необходимости регламинтировать задачи по отбору поставщика услуг с обязательным ежеквартальным тендером.

Я ставлю высокие, но вполне реализуемые задачи. Для их решения специалист отдела логистики должен быть целеустремленным. Проще говоря, нужен инициативный сотрудник, который действительно любит свое дело.

Порядок организации отдела логистики

Невзирая на очевидную важность создания эффективной службы логистики, к сожалению, не разработаны конкретные принципы и правила ее организации. Но благодаря опыту, приобретенному многими компаниями, можно выстроить довольно эффективную работу отдела логистики.

Принципы создания отдела логистики

Конечно, организация отдела логистики не является простым процессом, если его не было раньше, однако при перестройке существующих бизнес-процессов еще труднее обойтись без сопротивления со стороны уже традиционных, хоть и зачастую неэффективных схем работы.

  1. Формирование службы логистики позволяет обеспечить действительно эффективную логистическую деятельность компании.
  2. Первый этап организации нового отдела лучше посветить составлению «Положения об отделе логистики» с детальным описанием всего функционала в сфере логистики.
  3. Следующим шагом нужно детально прописать процессы поставок, которыми будет заниматься отдел. Данный шаг дает возможность заранее определить потенциальные трудности и те моменты работы, ответственными за которые лучше ставить специалистов с высокой квалификацией.

Что отдавать на аутсорсинг?

  1. После описания процессов следует выделить тот функционал логистики, который можно передать сторонней организации. Обычно на аутсорсинг переводят складирование, работу с таможней и транспортом.
  2. Важно помнить, что аутсорсинг не предполагает полное отторжение функций. В компании следует иметь одного или нескольких координаторов, которые будут вести учет и контроль функций, переданных на аутсорсинг. Такой подход даст возможность наладить постоянный поток информации от аутсорсера к компании и обратно. Кроме того, дополнительный контроль соблюдения условий договора позволит в случае необходимости найти другого или еще одного исполнителя.
  3. В случаях, когда речь идет о предприятии, входящим в состав заграничных компаний, аутсорсинг несет некоторые особенности. Одним из важнейших аспектов выступают повышенные требования к осуществлению деятельности согласно корпоративным стандартам. Кроме того, зачастую головная организация выставляет определяет перечень задач, которые можно отдать сторонним организациям, также и выставляет свои критерии для отбора партнеров. Например, западные компании, часто требуют наличия сертификата ISO у организации, которой будут передаваться логистические функции.

Рассказывает практик

Юрий Игумов, Руководитель управления логистики ОАО «НПГ «Сады Придонья», Волгоград

В своих поставках товара по РФ и странам СНГ мы прибегаем к услугам транспортно-экспедиционного оператора. Автоперевозки составляют основную долю транспортировок. Около двадцати пяти процентов грузов отправляет ЖД-транспортом, для реализации этого варианта наша компания обращается к таможенным экспедиторам и брокерам.

Решение о передаче этих функций отдела логистики сторонним организациям было принято на основе сравнения потенциальных затрат. Аутсорсинг намного экономичнее, чем организация и управление своим парком автомобилей и большой службой логистики. При чем разница на сегодняшний день просто огромная, поэтому мы, само собой, будем использовать аутсорсинг. Наша компания имеет небольшой автопарк, но применяется он только для поставок на небольшие расстояния или в непредвиденных случаях.

Оптимальная модель отдела

  1. После определения функционала нужно выбрать оптимальную для компании модель. Чаще всего самым удачным вариантом выступает деление по географическому признаку или по отдельным группам товара.
  2. Кроме того, важно определить критерии определения эффективности будущей службы логистики, в частности выделить показатели и коэффициенты для объективной оценки деятельности. Выражение эффективности в цифрах ко всему прочему повышает мотивацию персонала. На этом шаге в компании уже есть примерный вид будущего отдела логистики.
  3. Далее следует расстановка кадров с детальным описанием функционала каждого сотрудника и его необходимости в отделе. Важно также определить квалификационные требования к каждой должности.
  4. После определения необходимых для отдела должностей, нужно прописать должностные инструкции отдела логистики. При чем составить их следует для всех сотрудников как для рядовых специалистов, так и для начальников отдела логистики. Нелишним будет во время составления инструкций представлять движение ресурсов и товаров по всей цепочке, чтобы не упустить функций и обязанностей сотрудников и не допустить ситуации двойной ответственности или полного отсутствия ответственного за какую-либо задачу.
  5. Далее важно описать процедуру взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями компании, партнерами, потребителями и государственными органами.

Система обязанностей и подчинения

  1. Помимо того, что важно определить сами функции сотрудников и границы их ответственности, важно включить в должностные инструкции отдела логистики четкие нормы подчинения и уровни управления. А также важно еще на этапе подготовки организации отдела логистики определить процедуры и правила замещения сотрудников. Такой подход позволит избежать проблем с осуществлением деятельности в случае отсутствия одного или нескольких специалистов по причине отпуска, больничного или увольнения.
  2. На предварительном этапе также важно сформулировать регламенты взаимодействия отделов компании между собой. Оптимально составить такие правила коммуникации на бумаге, чтобы логистическая служба четко понимала, что может требовать от других подразделений предприятия и что обязана делать для них. Регламентации поддаются не только информационные коммуникации и функциональные обязанности, но и сама система процесса деятельности.

Специфика кадровой политики

После создания прототипа будущего отдела логистики в письменном виде следует этап поиска подходящих кадров. Можно заниматься наймом строго для организации нового подразделения, а можно передать эту обязанность отделу кадров. При выборе подхода стоит учитывать стандарты компании, положение рынка труда и возможности кадровых специалистов среднего менеджмента. Однако, нужно понимать, что найти кандидатов, полностью удовлетворяющих требования составленных инструкций для отдела логистики, быстро не выйдет.

На этом этапе важно осознавать, что составленный прототип не является одновариантным строгим требованием. Порой в процессе комплектации штата сотрудников появляются профессионалы, не совсем вписывающиеся в составленную схему, однако их опыт и навыки могут быть настолько нужны создаваемому подразделению, что отступление от изначальной системы и даже в несение в нее изменений становятся весьма оправданными.

Отдельным критерием отбора специалистов является владение иностранными языками, в частности, уверенное знание английского языка вполне обычное обязательное требование. Объясняется этот пункт тем фактом, что многие зарубежные компании сделали английский языком корпоративного менеджмента и принимают в работу документы только на этом языке. В случае, когда фирма являются частью иностранной компании, то обязательное применение английского, как второго рабочего языка, влечет за собой усложнение бизнес-процессов. Часть документов составляется на языке главной компании, при этом крупные зарубежные организации способны самостоятельно приобретать услуги транспортной перевозки. Кроме того, транспортные фирмы зачастую расположены в той же стране, что и продавец, а значит и для них английский выступает как дополнительный, а не основной. В итоге довольно распространены ситуации, когда коммуникации очень затрудняются и провоцируют различные проблемы, что понятно и предсказуемо – ведь язык коммуникаций зачастую не является родным и основным для всех участников процесса логистики. Большим плюсом в работе любой организации будут специалисты отдела логистики с хорошим владением английского. При этом руководство дочерних компаний просто обязано сделать так, чтобы был хотя бы один специалист, владеющий языком, который для главной компании основной.

Кроме того, следует помнить в процессе найма сотрудников, что культура и этика бизнеса в РФ на рынке логистики весьма слабо развита. К несчастью, соблюдение норм документооборота для большинства предприятий не является обычным делом. В частности, даже весьма благополучные организации с целью минимизации издержек на перевозку грузов грешат отсутствием необходимых документов при отправке товаров.

3 уровня эффективного управления отделом логистики

Чаще всего на предприятиях встречаются отделы логистики, состоящие из трех ступеней менеджмента.

Первый уровень: общий менеджмент (постановка планов).

Эту ступень занимает директор по логистике, в зависимости от компании называть этот пост могут по-разному. Невзирая на разность наименований, функционал высшей ступени остается неизменным.

  1. Постановка планов, контроль за их исполнением и внесение в случае надобности изменений, контроль и корректировки структуры, оценка эффективности деятельности отдельных групп и системы в целом.
  2. Управление политикой логистического отдела, его взаимодействия с другими отделами компании, утверждение расходов и стандартов сервиса

Входными данными данной системы выступают внешние условия (например, уровень конкуренции), общие трудности и вопросы подсистем и деятельность в целом. Эти данные изучаются, анализируются и оцениваются. На «выходе» получают управленческие решения по изменению деятельности отдельных элементов или отдела логистики в целом, предложения по корректировкам политики и стратегии компании или отдельных направлений ее деятельности.

Второй уровень: программное менеджмент (планирование по программе).

Эта ступень менеджмента представлена одним или несколькими сотрудниками, которые осуществляют контроль как минимум за двумя отдельными подсистемами.

Функции программного менеджмента:

  1. Менеджмент склада, работы с заказами, а также контроль действий с материалами (например, отгрузкой).
  2. Реализация политики по управлению ресурсами подсистем.
  3. Ликвидация нестыковок, которые могут возникать между отдельными элементами подсистем.
  4. Составление отчетов и предоставление необходимой информации высшему уровню менеджмента.

Управленческие решения этой ступени в качестве границ имеют инициативность и навыки сотрудников, стоящих в управлении. Опираются менеджеры на утвержденные нормативы по прибыли, расходам и сервису. В случае возникновения трудностей с одной или несколькими подсистемами, сотруднику следует прежде всего выявить причины их появления, а после разработать наилучший вариант решения.

Когда нужно, менеджер может внести корректировки в деятельность элементов системы. Кроме того, менеджер этой ступени управления курирует и направляет связанный между собой функционал подсистем. Также он имеет возможность использовать аналитические исследования для поиска путей совершенствования работы подсистем. Менеджер имеет право для проведения проверок привлекать дополнительных сотрудников.

Особое место в контроле эффективности деятельности отдела логистики отводится аудиту, который основан на данных о сервисе для клиентов. Аудит оказывает влияние на входящую информацию по формированию транспортной деятельности, управлению запасами, работе склада и отгрузке товаров покупателям.

Третий уровень: оперативный менеджмент (оперативные компоненты).

Данный уровень осуществляет работу с поставщиками, по которым нарушены сроки и графики. Сотрудники этого уровня готовят и передают данные о нарушениях менеджерам программного управления. Кроме этого, на данной ступени осуществляется менеджмент в определенных границах времени и расходов. И разумеется, третий уровень также ведет отчетную деятельность о своей работе.

Все подсистемы оперативного менеджмента выполняют по одной или несколько целей, которые имеют довольно строгие рамки.

На этой ступени управления каждая возможная трудность уже имеет регламентированный порядок решения, поэтому деятельность менеджеров довольно однообразная и состоит из особого контроля и административных функций.

Информационные системы – основа управления отделом логистики

Важную роль в трехступенчатой системе организации отдела логистики играют информационные системы. При трехуровневой структуре отдела применение информационных систем имеет 4 уровня, на которых поток данных имеет четко ограниченный функционал.

Оперативный уровень. На этом уровне поток данных обладает весьма обширным объемом. Связано это с тем, что принятие оперативных решений возможно только на основе большого количества данных, в частности, это аналитическая, справочная и нормативная информация.

Уровень контроля. Объемы данных на этом уровне тоже обладают довольно широким диапазоном. Данные этого уровня применяются для постановки оперативных планов по разным направлениям работы логистического отдела. Кроме того, на этом уровне информационных систем ведется контроль за решениями, которые принимаются на ступени оперативного менеджмента.

Средний уровень. На среднем уровне поток данных не такой широкий, как на первых двух уровнях, однако данные имеют уже обработанный вид и разбиты по группам. Эти данные применяют для тактической постановки планов, а также для разработки управленческих решений в области деятельности производства компании.

Высший уровень. На этой ступени весь первоначальный объем информации представлен в очень концентрированном виде. Данные используются для разработки стратегии и постановки долгосрочных планов предприятия. Именно на основе информационного потока этого уровня разрабатываются управленческие решения по жизни компании в целом, а также по ее дальнейшему долгосрочному развитию.

Очевидно, что все потоки информации, получаемые на различных уровнях необходимы для одной цели – принятия верных управленческих решений.

Как оценить работу отдела логистики с помощью метода BSC

Использование метода BSC для оценки логистического направления деятельности компании позволяет получить ответы на следующие вопросы:

  1. Каково мнение о логистической деятельности компании у внешних и внутренних потребителей?
  2. Какие лучше использовать процессы для осуществления стратегии в области логистики?
  3. Что необходимо предпринять для совершенствования системы логистики?
  4. Какова оценка деятельности логистической службы с точки зрения собственников и управляющих высшего уровня менеджмента?

Если компания приняла решение об использовании методики BSC, то стоит учесть тот факт, что для ее внедрения потребуется создание проектной группы, в состав которой должны входит как представители высшего менеджмента компании, так и сотрудники отдела логистики. Кроме собственных сил, не лишним будет прибегнуть к услугам стороннего консультанта.

Для определения основных критериев и показателей, а также сведения их в одну общую структуру, компания должна пройти следующие шаги:

Шаг 1. Формализуйте цели логистической стратегии

В случае, когда организация осуществляет рост в формате расширения ассортиментной политики и географического распространения рынков сбыта, то оптимально применить для сферы логистики приоритетными направления сниженных вложений в собственную широкую службу логистики со структурой из дивизионов и сложным децентрализованным распределением потоков товаров. Такое стратегическое решение может претворить в жизнь благодаря созданию дистрибьюторской сети, организации региональных центров с системой менеджмента логистической деятельностью без централизации управления. Задачами в таком подходе могут быть:

  • минимизация общих расходов на оперативную деятельность в сфере логистики;
  • повышение производительности инфраструктуры логистики;
  • улучшение качества сервиса для потребителей;
  • применение аутсорсинга для выполнения части логистических функций.
  • сохранение при высоком уровне логистического сервиса относительно невысоких расходов;

Шаг 2. Определите основные показатели эффективности логистики и распределите цели в соответствии с этими показателями

Данный шаг предполагает определение на основе общей стратегии предприятия стратегических основ и задач отдела логистики. После определения стратегию необходимо выразить через систему показателей менеджмента. Прежде всего следует провести анализ вероятных точек (рычагов) воздействия логистической деятельности на работу и результативность компании в целом. Обычно «логистическим рычагом» называют возможность логистической деятельности значительно влиять на общую рентабельность компании.

Чаще всего, чтобы оценить эффективность деятельности отдела логистики, используют следующие показатели:

  1. Общие и операционные расходы на логистику.
  2. Применение инвестиций в систему логистической деятельности.
  3. Длина логистических циклов.
  4. Ресурсоотдача и производительность инфраструктуры и персонала логистики, а также их соотношение.
  5. Степень удовлетворения клиентов логистическим сервисом.

Помимо этих показателей также применяется оценка стратегической прибыли. При данной модели оценки различные показатели деятельности компании (например, запасы, выручка, расходы и пр.), которые подвержены изменениям в следствие влияния деятельности отдела логистики, проявляют влияние логистической деятельности на итоговые показатели деятельности компании, в частности рентабельность активов и бизнеса в целом.

Шаг 3. Определите методы и алгоритмы расчета показателей (KPI)

На третьем шаге следует провести оценку эффективности логистических процессов по всем критериям. К показателям KPI, применимых для каждого показателя следует добавить персональную мотивацию сотрудников. С течением времени необходимо постоянно отслеживать показатели, чтобы вовремя выявлять точки совершенствования логистических процессов, а также выявить пути такого перераспределения ресурсов компании, чтобы они могли максимально эффективно претворять в жизнь утвержденную стратегию в сфере логистики.

Шаг 4. Разработайте программы по достижению целей и задач логистики

Помимо подготовки и составления программ достижения важно получить их утверждение высшим уровнем руководства.

Шаг 5. Обеспечьте информационную поддержку расчета сбалансированных показателей логистики

Подготовка систем контроля, учета и форматов отчетов упростят информационную коммуникацию. На сегодняшний день разработаны разные формы отчетности, которые позволяют отслеживать значения KPI-показателей и вести контроль исполнения стандартов. Чаще всего сравнительный анализ по системе «стандарт-факт» по отчетным показателям KPI в логистике ведется в обычной таблице Microsoft Excel. 

Шаг 6. Пересматривайте состав и стандарты KPI в зависимости от влияния внешней среды и действий конкурентов

В результате пройденных шагов на выходе получается базовая система логистических показателей KPI, которая является частью общей системы BSC по оценки эффективности деятельности компании. В последующее время проектная группа уточняет состав и техники подсчета KPI, тем самым организуя действительно рабочую систему BSC. По завершении всех уточняющих корректировок проект-менеджеры решают, как будет происходить непосредственное внедрение системы в жизнь компании.

Принципиально важная задача – установление стандартов KPI и процедуры их планирования (например, с использованием инструмента бенчмаркинга). Нужно также разработать коммуникационный план для доведения информации по логистической стратегии компании и применению KPI до каждого сотрудника отдела логистики, определить и отладить информационную поддержку расчета и отслеживания KPI в информационной системе компании. В процессе работы может потребоваться снова детально описать стратегические задачи предприятия, чтобы точно определить показатели, подходящие для измерения эффективности логистики.

www.gd.ru

Чем занимается отдел логистики на предприятии, логистическая служба

Введение

Зарубежный опыт показывает, что логистике принадлежит стратегически важная роль в современном бизнесе. Неслучайно все больше специалистов, добившихся успеха в этой области, продвигается на высшие должности в руководстве компаний. С позиций бизнеса под логистикой понимают эффективное управление материальными и сопутствующими (информационными, финансовыми, сервисными) потоками для достижения корпоративных целей с оптимальными затратами всех ресурсов. В настоящее время в передовых фирмах традиционные функциональные области логистики (транспортировка, управление запасами, закупками и заказами, складирование, грузопереработка, упаковка) интегрировались на базе общей информационно-компьютерной платформы, образовав стратегическую инновационную систему. Внедрение методов логи­стического менеджмента в практику бизнеса позволяет фирмам зна­чительно сократить все виды запасов продукции в производстве, снабжении и сбыте, ускорить оборачиваемость оборотного капитала, снизить себестоимость производства и затраты в дистрибьюции, обеспечить наиболее полное удовлетворение потребителей в качестве товаров и сервиса.

На российском рынке логистические концепции и системы в бизнесе продвигают в основном зарубежные фирмы и предприятия с участием иностранного капитала.

Отечественные компании в подавляющем большинстве настороженно относятся к внедрению логистических инноваций. Однако, несмотря на сложную экономическую ситуацию, перспективно мыслящие руководители многих фирм, зачастую интуитивно чувствуя потенциал логистики в плане получения конкурентных преимуществ и упрочения своего положения в бизнесе, или основываясь на западном опыте, стремятся внедрить логистические концепции и системы.

В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.

Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинг «Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций — деловых, образовательных, государственных — под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации ».

Даже если бы изменения не были столь значительны, руководителям все равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. В этом отношении организации подобны биологическим организмам. Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. И организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

В данной контрольной работе я постараюсь определить роль логистики в сфере внешнего бизнеса, какие конкурентные преимущества появляются у компании, использующие логистику, какое влияние оказывает логистика на развитие экономики страны.

Внешняя среда бизнеса

Для начала, хотелось бы определить некоторые общие характеристики внешней среды:

1. Взаимосвязанность факторов внешней среды

Это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

Служба логистики и ее функции

Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Например, в 70-е гг. снижение поставок нефти, прежде всего в силу политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки повлек за собой общее повышение цен почти на все. Это же изменение стало катализатором серии правительственных акций, например, попыток регулирования температуры в общественных местах распределения топлива, установления нормативов на эффективность использования топлива, введения налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, учреждения крупного федерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран. До того, как произошло резкое падение цен на бензин, среда прямого воздействия многих организаций также была под ударом, поскольку профсоюзы требовали компенсаций в связи со скачками цен на потребительскую продукцию. Некоторые фирмы, например, выпускавшие автомобили для загородных путешествий и крупные модели, а также занимавшиеся автомобильным туризмом, пострадали из-за оттока потребителей. Но в некоторых случаях эффект оказался положительным. Пошли в гору дела у ряда фирм, производящих теплоизоляционные материалы, разрабатывающих синтетические топлива и выпускающих электромобили и устройства, работающие от солнечной энергии. В то же время в этих секторах возросла конкуренция, поскольку многие фирмы решили добиваться своей доли в развивающихся отраслях производства. Факт взаимосвязанности особенно значим для мирового рынка. Согласно РОБЕРТУ Б. РЕЙЧУ, экономисту из Гарвардского университета, «…земной шар быстро превращается в единый рынок. Товары становятся все дешевле, независимо от национальных границ». Из каждого потраченного американцем доллара 20 центов падает на импорт. Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются. Специалисты, например, ввели понятие «хаотичных изменений» (hyperturbulence) для описания внешней среды 80-х гг., которое характеризуется еще более быстрыми изменениями и более сильной взаимосвязанностью.

2. Сложность внешней среды

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, скажем, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается. Один исследователь суммирует последствия сложностей такого рода для управления: «Организации, работающие в несложной среде, обладают одним преимуществом: им приходится иметь дело всего с несколькими категориями данных, необходимых для принятия решений».

3. Подвижность среды

Это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Например, два исследователя обнаружили, что скорость изменения технологии и параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и кондитерской промышленности. Быстрые изменения происходят в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций.

Менее заметные относительные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов, а также пищевых консервов. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных.

Это делает принятие решений более трудным процессом.

laservirta.ru

Организация отдела логистики на предприятии

Логистика, как новая методология организации управления, на рынке труда появилась сравнительно недавно. Квалифицированные специалисты из этой области пользуются повышенным спросом, а вакансии занимают порядка 10% на общем рынке. Многие компании озабочены не просто поиском сотрудников, а нацелены на создание даже профильных логистических подразделений.

Если говорить в общем, то логистика включает в себя два направления: распределение материальных ресурсов и управление. Под понятием "материальные ресурсы" обычно имеют ввиду основные и вспомогательные материалы, комплектующие, инструменты и запасные элементы, тара и упаковочные материалы.

Работа по распределению материальных ресурсов, в первую очередь, заключается в перемещению из по 2 каналам:

  • Прямой канал  - прямая доставка к потребителю.
  • Косвенный канал - доставка потребителю через посредников.

В крупный компаниях отдел логистики представляет собой отдельное подразделение, включающее большой штат сотрудников. В малом бизнесе это обычно отдельные сотрудники или их функции делегированы отделам со схожими функциями - транспортное подразделение или склад. Часто отдел логистики помимо прочего занимается оформлением таможенной документации и взаимодействует с поставщиками, транспортными компаниями, банковскими структурами.

В любом случае, логистическое направление существует на каждом предприятии. Кроме того, сегодня появляется все больше компаний, которые специализируются именно на предоставлении подобных услуг.

В зависимости от специфики работы, логистическая деятельность делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя логистика направлена на решение задач компании - материально-техническое оснащение, менеджмент, закупка сырья и материалов, их складирование и транспортировка.

Внешняя логистика ориентирована на решение вопросов, касающихся продвижения товаров на рынок.

Задачи внешней логистики:

  • анализ спроса и коррекция объемов выпуска продукции согласно потребностям рынка;
  • анализ запасов произведенного товара на складе и в промежуточных логистических пунктах;
  • контроль над производством и хранением производимой продукции;
  • ответственность за бесперебойные поставки продукции потребителям.

Структура отдела логистики

 

В связи с тем, что отдел логистики выполняет целый ряд специфических функций, в крупных компаниях оптимальнее всего произвести разделение обязанностей на несколько групп.

Отдел закупок:

  1. Управление и контроль над работой склада.
  2. Обеспечение транспортом и материально-технической базой.
  3. Обеспечение других отделов необходимыми материалами для выполнения своих функций.
  4. Управление закупками и хранением сырья и комплектующих.
  5. Управление закупками импортных товаров и оформление таможенной документации.

Производственная логистика:

  1. Планирование производства продукции.
  2. Планирование и осуществление закупок материалов необходимых для производства.
  3. Контроль и координация процесса производства.

Отдел контроля за поставками готовой продукции:

  1. Прием и оформление заказов.
  2. Взаимодействие со складом и контроль за транспортировкой товаров потребителям.
  3. Оценка работы по взаимодействию с партнерами и потребителями.

Кадры решают все

 

Организация и структура отдела логистики в первую очередь зависит от масштабов компании и специфики ее специализации. В обобщенном виде она включает в себя следующие звенья:

  1. Начальник отдела. Часто он является также руководителем транспортного отдела. в его обязанности входит управление, контроль за исполнением указаний и оптимизация маршрутов. Руководителей может быть несколько,  каждого из которых свой функционал и компетенция.
  2. Менеджеры. Как правило менеджеры делятся на 2 группы. Системщики - занимаются аналитической работой  разрабатывают оптимальные маршруты перевозок и пользователи - управляют разработанными маршрутами и решают текущие задачи. В обязанности ведущего менеджера входит ведение ценовой политики и составление отчетов.
  3. Диспетчеры и водители. Это люди, которые осуществляют непосредственно работу с транспортом, подготовку путевых листов и сопутствующую документацию, выполняют прием и отгрузку материалов, тесно взаимодействуя между собой.
  4. Группы реализации. Такие группы создаются целенаправленно для решения тех или иных вопросов и задач, в том числе по развитию новых платформ, оптимизации транспортного сообщения, организации новых логистических точек и прочее. Группы могут создаваться как из сотрудников отдела логистики, так и быть собраны из числа сотрудников разных областей.

Организация отдела логистики

 

Несмотря на то, что создание отдела логистики является важной частью управления предприятием, конкретные принципы и правила не разработаны. Вся система строится исключительно на опыте компаний и использованию результатов в своей практике. Организация отдела логистики позволяет обеспечить действительно эффективную логистическую деятельность компании.

В первую очередь необходимо подробно прописать положение, в котором прописываются его функции и спектр решаемых задач. А также структурировать процессы поставок, которыми будет заниматься отдел. Тем самым вы избежите трудностей и определите лица, ответственные за решение тех или иных задач.

Оптимальная модель отдела

  1. Выбор модели работы. Лучше всего себя показало деление по географическому положению или работе с конкретными группами товаров.
  2. Критерии оценки. Для оценки эффективности работы следует определить показатели и коэффициенты, что ко всему прочему способствует повышению мотивации сотрудников.
  3. Составление должностных инструкций. Нужно четко проработать всю цепочку, чтобы не упустить моменты, оставив их без контроля или наоборот не создать спорных с двойной ответственностью.
  4. Взаимодействие с другими отделами. Обязательно подробно описать процедуру взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями компании, партнерами, потребителями и государственными органами.

Кадровая политика

Закончив работу над составлением всех положений и инструкций, следует не менее важный этап подбора кадров. Эту обязанность можно вести самостоятельно, либо же поручить отделу кадров или кадровым агентствам. Следует понимать, что действительно хороших сотрудников найти довольно сложно, а потому на поиски может уйти довольно большое количество времени. Случается, что в процессе поиска попадаются кандидаты, не совсем вписывающиеся в составленную структуру, но обладающие такими навыками, что не принять их было бы неразумно. в этом случае отступление от изначальной системы станет абсолютно оправданным.

 

Подробнее о принципах управления отделом логистики читайте в нашей следующей статье.

id20.ru

Функциональные области логистики. Чем занимается отдел логистики

Логистика – это теоретические, практические аспекты передвижения, транспортировки, распределения ресурсов. Термин применяется в деловом мире, актуален для любого современного предприятия. Существует логистика сырья, труда, денег, прочих ресурсов производственных, материальных, нематериальных. Предполагается перемещение объекта от продавца к покупателю, от заказчика к клиенту, от источника потребителю. Занимающийся оптимизацией этого процесса сотрудник называется специалистом в области логистики.

Вчера, сегодня, завтра

Логистика производственного предприятия существовала с момента, когда между людьми возникли отношения предоставления услуг, продажи товаров. В наше время принято воспринимать логистику как самостоятельную сферу, хотя еще несколько десятилетий тому назад ее рассматривали как несколько практически невзаимосвязанных частей. В наше время логистика на предприятии объединяет снабженческий отдел, склад и ответственных за транспортировку товаров работников. Ранее это все разделялось на три выделенных в структуре предприятия подразделения.

Чем занимается отдел логистики? Его зона ответственности – материальные, нематериальные потоки, представленные на предприятии взаимосвязанным комплексом. Информационные системы в логистике применяются для более точного контроля над потоками и устранения очередей, задержек. Это помогает оптимизировать рабочий процесс и снизить потери из-за простоя.

Вся ответственность – на работнике

Задача менеджера по логистике – спланировать и проконтролировать все этапы изготовления и сбыта товара. Он занимается поставками сырья, проверяет качество, сверяет номенклатуру, следит за временными рамками, объёмами поставляемого и необходимого, держит под контролем стоимость и договаривается с поставщиками, если возникают спорные вопросы.

Интегрированность предполагает, что логистика на предприятии может отражаться через связь поставок, дающих предприятию все необходимое для производства товара, предоставления услуги конечному покупателю. То есть фактически логистика – это метод обеспечения выполнения фирмой обязательств перед потребителями в заданные временные рамки.

Логистика: субъекты, объекты

Материальный поток – это объект, фокусирующий на себе внимание менеджера по логистике. Фактически поток сквозной, но каждый блок обладает уникальными особенностями, специфичными параметрами, знать которые необходимо, чтобы снизить затраты. Ориентируясь на общепринятое формулирование функциональности логистики, выделяют области:

  • Закупки.
  • Производство.
  • Распределение.
  • Транспортировка.
  • Информирование.

Чем занимается отдел логистики? Всеми вопросами в целом, но разумным выглядит распределение задач между специалистами в расчете одного человека или одной группы работников на каждый аспект.

Логистика: закупаем

Специалисты, ответственные за обеспечение производственного процесса сырьем, задействованы в закупочной логистике. Эта область предполагает контроль над всеми потоками материалов, присутствующими в системе. Разумная, оптимизированная организация позволяет обеспечить предприятие необходимыми материалами, чтобы производство работало без простоев и потерь.

Для закупок с точки зрения логистики на первое место выходит систематизация рабочего процесса, то есть объединение всех потоков материалов в связную, логичную систему. В логистическом отделе выделение закупок в самостоятельную область оправдывает себя и в производственных, и в торговых компаниях, так как везде есть необходимость в отвечающих за закупку, доставку работников. В их зоне ответственности не только сырье, но также предметы народного потребления, полуфабрикаты.

Подразделение на уровни

Принято выделять у закупочной три функциональных аспекта:

  • связь с целями предприятия, наладка функционирования с учетом макроинтересов;
  • связь логистического отдела с конкретным подразделением, что требует учитывать цели этого структурного формирования;
  • полноценная самостоятельная структурированная система с элементами, целями.

Снабженцы: цели

Функциональные области логистики, ответственные за снабжение, в первую очередь формируют связи с поставщиками. Это означает, что они прорабатывают вопросы экономической политики, методологии, технического, технологического обеспечения. Специалисты, на которых возложено управление закупочной логистикой, тесно взаимодействуют с поставщиками, сбытовым отделом, подрядчиками, оказывающими транспортные услуги. Фактически именно за счет системы закупки отдел логистики плотно включен в рабочий процесс предприятия.

Основная идея такой системы – обеспечение прибыли за счет разумного распределения задач и ответственности, товара и времени. Это означает, что все специалисты отдела должны осознавать, что их цели – не единственно значимые. Каждый сотрудник должен отдавать себе отчет, что задачи предприятия первостепенны, и лишь ради их достижения ставятся и выполняют цели отдела логистики. Снабженцы работают на компанию так, чтобы улучшить производительность предприятия в целом. Это работает и в обратном направлении: если положение компании становится стабильнее, прочнее, это положительно сказывается на логистическом отделе, укрепляя его позиции (а вместе с тем помогает развиваться другим службам компании).

Взаимосвязь и задачи

Задачи транспортной логистики не очерчены лишь целями предприятия. Отдел должен взаимодействовать с другими структурами, чтобы добиться насыщенности, объемности материального потока, взаимодействующего с последовательностью рабочего процесса «снабжение-изготовление-реализация». В разрезе этой цепочки основная область логистики – обеспечить четкое взаимодействие производственных цехов и поставщиков.

Наиболее современный подход к реализации этой задачи предполагает применение самых современных технологических решений. Логисты отвечают за согласованность, возможность быстрой корректировки запланированного, в том числе объемов привозимого поставщиками. Они должны отслеживать изменения производственного процесса в реальном времени и подгонять под это объемы закупаемого извне и продаваемого потребителям.

Современный подход

Взаимосвязь поставок, производственного процесса, реализации готового товара основана на маркетинговых концепциях, разработанных в последнее время. Предполагается, что сперва продумываются особенности сбыта продукции, на основании чего планируются производственные объемы, и уже из этого принимают решение о величине закупок. Маркетинговый отдел лишь ставит общую задачу, но деталями занимаются другие структурные подразделения. Так, что-то становится задачами транспортной логистики, снабженческой.

Маркетинг – это в большей степени наука, нежели применимые практически инструменты, поэтому задача маркетолога – согласовать технику, технологичность, цели, доступные методы, сформулировать задачи предприятия и выдать другим подразделениям базовую информацию для работы. Маркетинг не занимается систематизацией рабочего процесса и тем более не рассматривает, как и куда двигаются материальные запасы внутри фирмы. Это – функциональные области логистики, незаменимой на любом современном предприятии. Логистика развивает поданную маркетологами идею, применяя известные методики, расширяя концепции и воплощая их в реальность.

Эффективность: результат

Если служба снабжения организована с умом, она будет эффективно функционировать, логистическая система предприятия покажет высокую эффективность. При этом нужно понимать, что логистика закупок – это в первую очередь договоры с поставщиками и работа с товарными запасами внутри предприятия.

Производственная логистика

Говоря о том, какие существуют функциональные области логистики, нельзя обойти вниманием производственную, ответственную за контроль материального потока, то есть следящую за созданием материальных ценностей, оказанием услуг.

Производственная функциональная область логистики отвечает за хранение материалов на складах, структурирование, распределение, измерение веса, упаковку в тары, хранение. Преимущественно объекты, которыми заведует производственная логистика, территориально компактные. Специалисты называют их островными. Людей, задействованных в рабочем процессе, связывают внутрипроизводственные взаимоотношения, что категорически отличает производственную логистику на уровне структурных подразделений от взаимодействия на уровне предприятий, рассчитывающихся друг с другом деньгами и товарами.

Уровень за уровнем: глубже и глубже

Производственная логистика рассматривает сложные системы, раскладываемые при необходимости на более простые уровни с меньшей зоной ответственности. Внутрипроизводственные логистические системы на примерах:

  • грузовые узловые объекты;
  • склады оптовых компаний;
  • промышленные фирмы;
  • узловые порты.

Все не так просто

Эти системы изучают на макро-, микроуровнях. Макро предполагает, что логистическая система входит в макрообъект, задающий ритм поступления материальных запасов. Логистика должна адаптироваться к этим условиям. Насколько это будет успешным, зависит от возможности корректировать параметры выходного потока: объема, качества. То есть наиболее адаптируемая – система, в которой логисты могут эффективно и быстро менять количество, ассортимент производимых позиций.

Микроуровень предполагает, что системы логистики входят в состав предприятия и взаимодействуют между собой, формируя единое целое. Обычно это системы, ответственные за хранение, приобретение, реализацию, формирование запасов, их транспортировку. Кроме того, логистика отвечает за информированность о состоянии запасов на предприятии – она доносит данные до других подразделений, а также выявляет проблемы и при необходимости инициирует обсуждение возникших сложностей. Производственная логистика тесно взаимосвязана с приобретением материалов и распределением произведенного фирмой, но специализируется в первую очередь на обеспечении всем необходимым производственного процесса.

Логистика: распределение

Распределительная логистика необходима, чтобы эффективно доставлять произведенные продукты потребителям. Несколько отличается специфика работы логистического органа, ответственного за распределение, на торговых, производственных предприятиях и в фирмах-посредниках. Распределение сильно влияет на экономическое положение предприятия, поэтому эта сфера логистики особенно сильно привлекает внимание начальства в любой компании, будь то совсем небольшая организация или крупное международное сообщество.

Если распределительная система была организована не оптимально, некачественно, с низкой эффективностью, тогда пострадать может не только фирма, но и потребитель. Так, если некоторая компания в регионе не имеет сильного конкурента и производит, к примеру, продовольствие, некачественно созданная система распределения может оставить людей без продуктов.

Все под контролем

Фактически материальный поток оказывается под контролем логистического подразделения, занимающегося распределением, уже на этапе прохождения производственного цеха. При этом важно заранее продумать аспекты: упаковка товара, стоимость, объемы партий, наличие и тип тары. Эти вопросы – в области ответственности распределительной логистики.

Распределительная логистика – это не продажа, сбыт в традиционном значении этих терминов. Отличия в том, что система находится в четком взаимодействии с маркетинговым отделом и соответствует разработанной им стратегии, в то же время тесно вписана в логистику предприятия в целом и связана с распределительными процессами приобретения материалов и производства товаров. То есть управление всеми материальными потоками организовано централизованно и систематизировано.

fb.ru

Чем занимается отдел логистики на предприятии: что такое логистическая компания

МОДУЛЬ 3. Управление в логистике

ТЕМА 3.2. Организация логистического управления

3.2.1. Функции управления логистикой

Содержание и задачи управления логистикой

Функции логистического управления

3.2.2. Механизм управления материальными потоками

Организационные структуры системы управления

Функции отдела логистики на предприятии

Совершенствование системы управления материальными потоками

Вопросы для повторения

3.2.1. Функции управления логистикой

Содержание и задачи управления логистикой

Система управления товародвижением призвана обеспечить желаемый уровень обслуживания с минимальными общими затратами. При этом управление реализует конкретные целевые установки предприятий, производящих продукцию. Такими установками могут быть, например, обеспечение поставки продукции в нужный срок с наименьшими затратами, поддержание необходимого уровня обслуживания. Управление в этом случае в значительной степени направлено на координацию деятельности всех подразделений, занятых деятельностью по производству и сбыту продукции.

В организации товародвижения участвуют службы маркетинга и снабжения, производственные подразделения, транспорт, складское хозяйство, служба сбыта. В работе этих подразделений возникают рассогласования и противоречия. Задача системы управления состоит в принятии решений, обеспечивающих сглаживание противоречий и оптимизацию процесса товародвижения. Управление логистикой реализуется через систему функций управления.

Функции логистического управления

Выделяют три группы функций логистического управления:

  1. планирование и координация деятельности участников логистического процесса,
  2. регулирование хода работ по выполнению полученных заказов,
  3. контроль за движением материальных потоков.

В ходе реализации функции планирования и координации составляются планы и графики движения материальных потоков, осуществляется увязка локальных планов подразделений, разрабатываются цели управления и формируются критерии оценки их достижения, координируется работа всех подразделений предприятия по выполнению намеченных планов и графиков.

В процессе регулирования осуществляется наблюдение за движением материальных потоков, при возникновении отклонений от планов и графиков принимаются меры по их устранению, производится увязка действий всех подразделений, отвечающих за движение материальных потоков, разрабатываются меры по ликвидации возникающих нарушений.

При реализации функции контроля осуществляется оценка уровня обеспеченности производства материалами и эффективности их использования, анализируются затраты, связанные с товародвижением, организуется выработка решений по повышению эффективности логистического управления.

3.2.2. Механизм управления материальными потоками

Организационные структуры системы управления

Управление материальными потоками на предприятиях реализуется на основе формирования и обеспечения функционирования специальных организационных структур.

В работе по реализации функций логистики на предприятиях участвуют многие подразделения предприятия.

  • Служба маркетинга осуществляет исследование рынка и формирует информацию о товарах, пользующихся спросом на рынке.
  • Служба материально-технического снабжения осуществляет закупки материальных ресурсов и обеспечивает доведение их до потребителей внутри предприятия.
  • Планово-экономическая служба предприятия формирует планы производства продукции.
  • Производственные подразделения осуществляют функции изготовления продукции.
  • Транспортная служба предприятия организует перемещение грузов на предприятии, внутри предприятия и при доставке потребителям.
  • Складское хозяйство обеспечивает хранение и выдачу в производство материальных ресурсов.
  • Служба сбыта и финансовый отдел организуют реализацию продукции внешним потребителям.

Координацию работы всех указанных выше подразделений могут осуществить управленческие структуры двух типов.

Структура первого типа – линейно-штабная. Она призвана координировать, объединять и контролировать все работы по организации товародвижения, которые выполняют подразделения предприятия.

Структура второго типа – линейно-организационная. В этой структуре управляющий товародвижением непосредственно руководит реализацией всех функций логистической системы, в том числе работой по закупке и приобретению материалов, а также контролирует движение материальных потоков в производстве.

В практике имеют место и другие варианты структуры аппарата управления предприятием, обусловленные требованиями конкретной обстановки. За рубежом все больше фирм учреждают у себя постоянные комитеты, в состав которых входят управляющие, ответственные за разные аспекты деятельности по организации товародвижения. Комитеты выполняют координационные функции. Некоторые фирмы вводят должность вице-президента по товародвижению, другие создают матричные механизмы, основанные на двойном подчинении подразделений, от которых зависит эффективное управление материальными потоками.

Функции отдела логистики на предприятии

В современных условиях за рубежом на предприятии создается отдел логистики, задачей которого является организация, оптимизация и контроль материальных потоков с использованием современных технических средств. Такой отдел выполняет следующие функции:

  1. формирование и развитие системы логистики – проектирование и осуществление на практике (построение) системы логистики на предприятии, периодический пересмотр существующей системы и реорганизация ее по мере изменения внешних и внутренних условий;
  2. развитие стратегии логистики в соответствии с рыночной политикой фирмы в области продаж, инвестиций, кадров и т.д.;
  3. системное администрирование – работники отдела осуществляют руководство всеми логистическими процессами, протекающими на предприятии, и координируют деятельность подразделений предприятий, которые участвуют в реализации логистических процессов.

В структуре отдела логистики должны быть выделены звенья (бюро, группы), отвечающие за те или иные функции управления: составление прогнозов и планов, регулирование и контроль, проектирование и развитие системы логистики, оперативное управление и координация и др.

Принятая на предприятиях России структура системы управления логистикой создавалась с ориентацией на жестко централизованное плановое управление. На предприятиях получили преимущественное развитие технические и производственные службы в ущерб службам сбыта и финансов. В структуре системы управления предприятиями не выделяются подразделения, выполняющие функции координации логистических процессов, осуществляемых на предприятиях. Не сбалансированы функции и границы деятельности подразделений, занятых реализацией логистических функций.

Совершенствование системы управления материальными потоками

В современных условиях можно выделить три направления совершенствования действующей системы управления материальными потоками.

Первое – усиление взаимодействия различных функциональных звеньев за счет улучшения использования экономических механизмов.

Второе – достижение необходимого уровня координации через организационные преобразования в структуре управления предприятием.

Третье – совершенствование управления материальными потоками на основе использования ЭВМ и специализированных информационных систем, таких, как система планирования потребности в материалах или система планирования и управления материалами.

Вопросы для повторения

  1. Задачи управления логистикой.
  2. Функции логистического управления.
  3. Виды структур управления логистикой.
  4. Функции отдела логистики на промышленном предприятии.
  5. Направления совершенствования системы управления материальными потоками.

astbusines.ru

служба логистики и ее функции :: BusinessMan.ru

Деятельность современных предприятий осуществляется в условиях непрерывных вызовов со стороны внешнего мира. Жесткая конкурентная борьба на рынке производства и предоставления услуг требует использования наиболее прогрессивных методов работы. Методы, процедуры и подходы, позволяющие быстро реагировать на новые факторы среды, в последние годы стали относить к средствам логистики. О том, что такое логистика, каковы ее основные виды и особенности использования, чем занимается отдел логистики на предприятии, мы и поговорим ниже.

Что означает логистика

Первые упоминания этого термина относятся к Древней Греции, где должности логистов относились к высшему административному руководству городов, а сам термин определялся искусством проведения математических расчетов. Во времена Римской империи деятельность логистов связывалась с распределением продовольствия. В двадцатом веке наибольшее развитие эта сфера деятельности получила во времена войны 1941-1945 годов, когда благодаря прогрессивным формам материально-технического обеспечения войск были организованы своевременные поставки продуктов, амуниции, оружия и техники. Кроме того, впервые был использован метод контейнерных перевозок.

Наше время

Логистика активно развивалась во второй половине 20-го века, когда резкое ухудшение экономики в транснациональных масштабах потребовало разработки новых подходов к ее стабилизации. Закономерно, что логистика как координирующий комплекс подходов к материально-техническому обеспечению, производству, распределению, транспортировке, инфраструктуре и коммуникациям привлекла внимание мировых экспертов.

Особенностью традиционных предприятий на протяжении десятилетий оставался принцип "автономизации", при котором каждый элемент производственной системы (службы, корпуса, цеха, участки) обладал определенной обособленностью в своей работе. Это приводило к снижению эффективности управления и требовало дополнительных усилий и ресурсов на композицию их деятельности, приводящую к общей цели. В зависимости от типа производства, объемов и масштабов производственной структуры, потери могли выражаться в значительных цифрах.

Новизна логистического подхода заключалась в интеграции различных подсистем промышленных предприятий в общую систему со сквозным управлением. При этом снижались риски традиционного дискретного управления. Общая цель обеспечивалась сквозным контролем на основе подобных принципов.

Какие бывают логистики

Область применения стала определять различные логистики:

  • Закупочную - контроль потоков в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.
  • Запасов - управление на всем протяжении цепочки снабжения.
  • Складирования - управление движением материальных ресурсов на территории складского хозяйства.
  • Распределительную - обеспечение эффективного распределения готовой продукции или комплектующих, которые закупает предприятие.
  • Транспортную - управление перемещением материальных предметов в производстве (готовой продукции, комплектующих и др.) из одной части производства (цеха, участка) в другую по оптимальному маршруту.
  • Производственную - управление процессами, которые касаются изготовления или ремонта продукции.
  • Информационную - контроль данных, сопутствующих материальному потоку, обеспечение обработки логистической информации.
  • Финансовую - управление денежной массой, участвующей в организации логистической системы.

Позже возросшая сложность управления различными потоками потребовала создания отдельных структур для рационального распределения логистических функций. Так появляется новое структурное подразделение - отдел логистики.

Чем занимается отдел логистики в организации

Для систематизации логистических процессов в каждодневной деятельности на многих предприятиях создаются самостоятельные службы - логистические отделы. Они могут как подчиняться руководителю предприятия, так и проводить свою политику по процедурам аутсорсинга, обеспечивая определенную независимость и прозрачность процессов. Служба должна выполнять функцию сквозного интегрированного управления материальными потоками. Целью такой реорганизации предприятий является оптимизация затрат на этапах закупки, производства, распределения и совершенствования качества обслуживания заказчиков.

Основные задачи службы логистики

Чтобы понять, чем занимается отдел логистики, необходимо рассмотреть круг необходимых задач, которые стоят перед отделом.

Можно выделить такие ключевые позиции:

  • Формирование, развитие и постоянное усовершенствование логистической системы.
  • Разработка стратегии деятельности предприятия на основе логистических принципов.
  • Внешняя и внутренняя интеграции предприятия с целью повышения эффективности поточных структур.
  • Оперативное управление материальным и другими потоками.
  • Постоянный реинжениринг процессов.

Для создания эффективной службы управления необходимой задачей является повышение производительности труда организационной структуры отдела. Для достижения этих целей и понимания, чем занимается отдел логистики, можно использовать такие шаги:

  • Определить стратегические цели службы.
  • Разработать детальный механизм приобретения и использования ресурсов.
  • Провести анализ рынка и определить его показатели.
  • Выбрать механизм коммуникаций.
  • Определить процедуры принятия решений руководителем отдела.
  • Улучшить степень организационной адаптации.

Логистические процессы

По своей направленности процессы подразделяются на внешние и внутренние.

Внутренняя логистика занимается вопросами управления производством и его обеспечением различными видами ресурсов. Картирование производственных операций, внедрение системы всеобщего контроля за оборудованием (ТРМ) и быстрой переналадкой оборудования (SMED), повышение организационного уровня цехов и участков (5S), использование поточного производства - это далеко не полный перечень методов производственной логистики. Рациональное распределение ресурсами базируется на распространенных системах Kanban, MRP и MRP-II, "ОТП", основной задачей которых является планирование и последующий контроль над производственными ресурсами. Изучение данных подходов даст возможность начинающему исследователю детально разобраться в том, чем занимается отдел логистики.

Внешняя логистика объединяет различные функции с точки зрения хранения, распределения и доставки заказов потребителю.

Структура отдела логистики

Круг решаемых производственных задач определяет, целесообразно ли разбить отдел на несколько рабочих групп или скомпоновать на основе проектной структуры.

Тогда ответ на вопрос о том, чем занимается отдел логистики, будет содержаться в тех конкретных функциях, которые выполняются в рамках различных проектов.

Примерный функционал для разных групп приведен ниже.

Отдел закупок материалов и запасных частей:

  • Управление закупками.
  • Складские операции.

Отдел производственной логистики:

  • Планирование производства на основе оперативных, текущих и перспективных планов.
  • Координация технологических процессов.
  • Внедрение прогрессивных методов производственной логистики.

Отдел управления запасами:

  • Аудит и контроль запасов.
  • Составление отчетов текущей деятельности и прогнозирование ассортимента продукции.
  • Разработка и применение прогрессивных методов управления запасами.

Отдел контроля и распределения готовых заказов:

  • Рекламная деятельность.
  • Оформление заказов на готовые изделия или услуги.
  • Разработка оптимальных схем поставок заказчикам.
  • Сервисная служба.

В обязанности отдела логистики также будут входить улучшение технологических этапов обработки материальных потоков, комплексная механизация (автоматизация) процессов и др.

Организационная иерархия службы

Должностная иерархия в службе зависит от задач, решением которых занимается отдел логистики, и показателей самого предприятия (масштабов производства, специфики деятельности). Примерный штат сотрудников может выглядеть так:

  • Начальник отдела - может совмещать свои функции с начальником транспортного отдела. Основные обязанности - контроль за выполнением общей стратегии службы.
  • Заместители начальника - руководители системных подразделений (отдела закупок, управления запасами и других). Осуществляют контроль за выполнением тактических и оперативных задач.
  • Основной штат специалистов - технологи, диспетчерский аппарат, логисты по транспортировке, распределению, сервисному обслуживанию, экономисты и др.
  • Дополнительные работники - наладчики, техники, уборщики.

Складское хозяйство

Рассмотрим для примера, чем занимается отдел складской логистики.

Основные задачи, которые должны решать логисты данного отдела, таковы:

  1. Расчет технико-экономических параметров складской среды (полезной площади склада, необходимого количества грузоподъемного оборудования и рациональной схемы его работы, рационального использования площади и объема склада), уменьшение циклов хранения.
  2. Адаптация ассортимента под потребительские ожидания с целью выполнения заказов.
  3. Разработка наиболее рациональных схем размещения, что обеспечивает бесперебойность различных технологических процессов.
  4. Применение прогрессивных моделей управления.

Должностная инструкция

Эффективное управление материальными потоками предприятия возможно при использовании всех резервов управленческого персонала. С этой целью разрабатывается должностная инструкция отдела логистики. В ней указываются функции, возможности, круг обязанностей и ответственность руководителей и служащих разного ранга. Инструкция отдела логистики, как правило, включает в себя ответы на такие вопросы:

  • Что специалист должен знать.
  • Что обязан выполнять.
  • На что имеет право.
  • За что отвечает.

Инструкция отдела логистики будет составлена по принятой форме для подобного рода документов.

В заключение

Создание новой управленческой структуры является достаточно сложной и трудоемкой задачей. Синхронизация полученной службы с уже имеющимися, проработка обязанностей отдела логистики с целью отсутствия дублирования управленческих функций и постепенный выход на эффективный уровень работы займут продолжительное время. Однако в условиях постоянных колебаний международного экономического курса подобные изменения становятся крайне актуальными для любых предприятий и организаций.

businessman.ru

Ваш удалённый отдел развития логистики на предприятии

      Сегодня в задачи отдела логистики на предприятии входит практически все, кроме самого процесса производства, то есть закупка, доставка и хранение сырья, материалов или полуфабрикатов, а также хранение и сбыт готовой продукции. Целью логистической деятельности является оптимизация затрат и издержек на каждом этапе, экономия ресурсов и средств.

По опыту работы нашей компании на предприятии возникают следующие логистические проблемы:

  • большое время комплектации заказов;
  • некачественная комплектация заказов;
  • длительный срок оприходования товаров;
  • пересортица  товара;
  • повреждение товаров и упаковки при хранении и транспортировке;
  • невозможность контроля гарантийного срока;
  • ошибки складского персонала;
  • нерациональное использование имеющихся складских площадей/объемов;
  • неправильно подобранное складское оборудования и техника;
  • ошибки  документооборота;
  • отсутствие налаженного возвратного потока продукции;
  • отсутствие системной работы с рекламациями;
  • несогласованность действий отдела логистики компании и отдела логистики клиентов;
  • и т.д.

При всем этом на большинстве российских предприятий отдел логистики зачастую состоит всего из … одного сотрудника!

Наша компания посредством удаленного отдела, поможет Вашему предприятию решить любые трудности во  внутрипроизводственной,  складской и транспортной логистике. 

В чем плюсы удаленного отдела развития логистики?

  • вместо одного логиста, работает команда узкопрофильных специалистов, что позволяет эффективнее решать поставленные задачи в различных областях логистики;
  • не требуется вкладывать средства для организации рабочих мест;
  • спрос с компании при договорных отношениях больше, чем с несчастного физлица штатного логиста;
  • внешняя организация имеет «свежий» взгляд снаружи на логистические трудности Вашего предприятия в отличие от «замыленного» взгляда штатного сотрудника;
  • степень готовности к работе у удаленной организации значительно лучше: организация не заболеет, не уйдет в декрет и не перейдет к Вашему конкуренту из-за более высокого гонорара, как это может произойти с наемным сотрудником;
  • Вы всегда можете быть уверены, что предлагаемое нами решение самое оптимальное из всех возможных, ведь мы располагаем группой профессионалов в логистике.

     Конечно, есть и минусы, а именно удаленность и небольшие задержки при экстренных ситуациях, когда счет идет на минуты. Но на сегодняшний день существуют решения для дистанционной работы, которые  позволяют оперативно реагировать на проблемы клиентов независимо от их местонахождения.  Это  Skype и другие программы, позволяющие работать на расстоянии.

И если логистический консалтинг больше ассоциируется с внешней компанией, которая выполняет или исправляет  часть  работы на  предприятии, то отдел удаленного развития логистики  должен больше ассоциироваться с сотрудниками, которые не просто удаленно помогают, а работают с Вами плечо к плечу, в одной команде, как штатные, но не в этом офисе. Такие отношения более просты и более человечны, а значит и результативны.

Своим новым клиентам мы предлагаем проведение первичной  диагностики  логистических процессов на предприятии.  Основной  целью данного мероприятия является  выявление реальных проблем и актуальных задач развития. Предлагая и реализуя те или иные проекты изменений, мы всегда отталкиваемся от фактов, которые отражают реальные потребности наших заказчиков.

 Мы знакомимся с Вами (сбор общих сведений о компании): отрасль, направления деятельности, организационная структура, стратегические цели, текущее положение дел, документооборот, осуществляемый учет, рассматриваем  внутреннее взаимодействие между подразделениями и процессами, сбор необходимой дополнительной информации и т.д.

То есть, первичная диагностика компании – это наше с Вами знакомство, результатом которого будет более подробное предложение по абонентскому обслуживанию вашей компании на предстоящий период.

Если говорить о финансовой стороне вопроса, то ежемесячная стоимость абонентского обслуживания зависит от потребностей компании-заказчика  в работе нашего отдела. Точная стоимость определяется по результатам оценки потребностей компании в наших услугах. Мы работаем удалённо по всей России.

  

С уважением, заместитель директора по развитию ООО «Сипти Консалт»  

Воронюк Василий Васильевич  8 905 660 17 06 sipti@inbox.ru 

 

 

 

 

sipti.ru