20 секретов Excel, которые помогут упростить работу. Возможности программы эксель


2. Основные функциональные возможности Excel

Основными функциональными возможностями Excel являются:

  • создание документов, содержащих ЭТ, их редактирование и печать;

  • выполнение математических расчетов с использованием арифметических и логических операций, а также встроенных функций;

  • связывание ЭТ при помощи ссылок;

  • консолидация ЭТ и их частей;

  • построение графиков и диаграмм;

  • работа со списками (базами данных ) ЭТ;

  • создание сводных таблиц;

  • решение оптимизационных задач;

  • имитационное моделирование и анализ сценариев;

  • статистическая обработка данных с помощью встроенного пакета анализа;

  • создание макросов для автоматизации часто повторяющихся операций;

  • разработка приложений пользователя на языке программирования Visual Basic.

Многие из перечисленных функций выполняются с помощью Мастеров: мастера диаграмм, мастера функций, мастера сводных таблиц и т.д.

3. Вызов и завершение работы Excel

Для вызова Excel необходимо нажать кнопку Пуск, активизировать меню Программы и щёлкнуть левой кнопкой мыши по значку Microsoft Excel.

Для работы с ранее созданным файлом, содержащим электронную таб­­лицу MS Excel, можно вызвать табличный процессор, дважды щёлкнув левой кнопкой мыши на имени фай­ла, содержащего электронную таблицу.

Для завершения работы Excel следует дать команду Файл—Вы­ход или закрыть его окно любым другим способом. Если изменённая электронная таблица не была предвари­тельно за­пи­сана в файл, на экране появится диалоговое окно с сообщением «Со­хранить изменения в файле?» и кнопками Да, Нет, От­мена. Первая из них используется для записи измене­ний в файл и завершения работы Excel. Вторая — для завершения ра­боты Excel без записи изменений. Третья — для отказа от выхода из табличного процессора.

4. Окно Excel

Окно Excel состоит из следующих компонентов (рис. 3.5):

  • строка заголовка, где содержится значок программы, название программы, имя файла, с которым пользователь работает в данный момент, а также кнопки управления окном;

  • меню, содержащее команды Excel;

  • панели инструментов, содержащие управляющие элементы, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам;

  • строка ввода (формул), предназначенная для ввода, редактирования и отображения данных в текущей ячейке, включая формулы;

  • рабочее поле  фрагмент текущего рабочего листа с ячейками ЭТ, ограниченный слева и сверху рамками с нанесенными на них номерами строк и именами столбцов;

  • ярлычки рабочих листов ЭТ;

  • строка состояния для отображения информации о текущем состоянии (режиме работы) табличного процессора.

  • горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки, предназначенные для перемещения по текущему листу.

Рис. 3.5. Схема окна Excel

5. Технология работы в Excel

Работа пользователя с ЭТ осуществляется в соответствии с поставленной задачей и состоит из следующих основных этапов:

Наряду с этим Excel имеет ряд дополнительных возможностей: обработка связанных таблиц, консолидация данных, создание сводных таблиц, работа со списками, выполнение статистического анализа, моделирование, программирование и др.

Обобщенная схема технологии работы в Excel приведена в приложении 2.

studfiles.net

Полезные функции Excel

Поолезные функции в Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel способна в значительной мере облегчить пользователю работу с таблицами и числовыми выражениями, автоматизировав её. Этого удается достичь с помощью инструментария данного приложения, и различных его функций. Давайте рассмотрим наиболее полезные функции программы Microsoft Excel.

Функция ВПР

Одной из самых востребованных функций в программе Microsoft Excel является ВПР (VLOOKUP). С помощью данной функции, можно значения одной или нескольких таблиц, перетягивать в другую. При этом, поиск производится только в первом столбце таблицы. Тем самым, при изменении данных в таблице-источнике, автоматически формируются данные и в производной таблице, в которой могут выполняться отдельные расчеты. Например, данные из таблицы, в которой находятся прейскуранты цен на товары, могут использоваться для расчета показателей в таблице, об объёме закупок в денежном выражении.

ВПР запускается путем вставки оператора «ВПР» из Мастера функций в ту ячейку, где данные должны отображаться.

Выбор функции ВПР в Microsoft Excel

В появившемся, после запуска этой функции окне, нужно указать адрес ячейки или диапазона ячеек, откуда данные будут подтягиваться.

Окончание введение аргументов в Microsoft Excel

Урок: Применение функции ВПР в Microsoft Excel

Сводные таблицы

Ещё одной важной возможностью программы Excel является создание сводных таблиц. С помощью данной функции, можно группировать данные из других таблиц по различным критериям, а также производить различные расчеты с ними (суммировать, умножать, делить, и т.д.), а результаты выводить в отдельную таблицу. При этом, существуют очень широкие возможности по настройке полей сводной таблицы.

Обмен областями в Microsoft Excel

Сводную таблицу можно создать во вкладке «Вставка», нажав на кнопку» которая так и называется «Сводная таблица».

Переход к созданию сводной таблицы в Microsoft Excel

Урок: Применение сводных таблиц в Microsoft Excel

Создание диаграмм

Для визуального отображения данных, размещенных в таблице, можно использовать диаграммы. Их можно применять в целях создания презентаций, написания научных работ, в исследовательских целях, и т.д. Программа Microsoft Excel предоставляет широкий набор инструментов для создания различного типа диаграмм.

Круговая диаграмма в Microsoft Excel постороена

Чтобы создать диаграмму, нужно выделить набор ячеек с данными, которые вы хотите визуально отобразить. Затем, находясь во вкладке «Вставка», выбрать на ленте тот тип диаграммы, который считаете наиболее подходящим для достижения поставленных целей.

Подвиды гистограмм в Microsoft Excel

Более точная настройка диаграмм, включая установку её наименования и наименования осей, производится в группе вкладок «Работа с диаграммами».

Изменение стиля диаграммы в Microsoft Excel

Одним из видов диаграмм являются графики. Принцип построения их тот же, что и у остальных типов диаграмм.

График функции создан в Microsoft Excel

Урок: Применение диаграмм в Microsoft Excel

Формулы в EXCEL

Для работы с числовыми данными в программе Microsoft Excel удобно использовать специальные формулы. С их помощью можно производить различные арифметические действия с данными в таблицах: сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень извлечение корня, и т.д.

Для того, чтобы применить формулу, нужно в ячейке, куда планируется выводить результат, поставить знак «=». После этого, вводится сама формула, которая может состоять из математических знаков, чисел, и адресов ячеек. Для того, чтобы указать адрес ячейки, из которой берутся данные для расчета, достаточно кликнуть по ней мышкой, и её координаты появится в ячейке для вывода результата.

Арифметическое действие в Microsoft Excel

Также, программу Microsoft Excel можно использовать и в качестве обычного калькулятора. Для этого, в строке формул или в любой ячейки просто вводятся математические выражения после знака «=».

Использование Microsoft Excel в качестве калькулятора

Урок: Применение формул в Microsoft Excel

Функция «ЕСЛИ»

Одной из самых популярных функций, которые используются в Excel, является функция «ЕСЛИ». С её помощью можно задать в ячейке вывод одного результата при выполнении конкретного условия, и другого результата, в случае его невыполнения.

Синтаксис данной функции выглядит следующим образом «ЕСЛИ(логическое выражение; [результат если истина]; [результат если ложь])».

Результат функции ЕСЛИ в программе Microsoft Excel

С помощью операторов «И», «ИЛИ» и вложенной функции «ЕСЛИ», можно задать соответствие нескольким условиям, или одному из нескольких условий.

Копирование функции ЕСЛИ с оператором ИЛИ в программе Microsoft Excel

Урок: Применение функции «ЕСЛИ» в Microsoft Excel

Макросы

С помощью макросов, в программе Microsoft Excel можно записывать выполнение определенных действий, а потом воспроизводить их автоматически. Это существенно экономит время на выполнении большого количества однотипной работы.

Макросы можно записывать, просто включив запись своих действий в программе, через соответствующую кнопку на ленте.

Включение записи макроса в Microsoft Excel

Также, запись макросов можно производить, используя язык разметки Visual Basic, в специальном редакторе.

Microsoft Visual Basic в Microsoft Excel

Урок: Применение макросов в Microsoft Excel

Условное форматирование

Для того, чтобы выделить определенные данные в таблице применяется функция условного форматирования. С помощью этого инструмента, можно настроить правила выделения ячеек. Само условное форматирование можно выполнить в виде гистограммы, цветовой шкалы или набора значков.

Для того, чтобы перейти к условному форматированию, нужно, находясь во вкладке «Главная», выделить диапазон ячеек, который вы собираетесь отформатировать. Далее, в группе инструментов «Стили» нажать на кнопку, которая так и называется «Условное форматирование». После этого, нужно выбрать тот вариант форматирования, который считаете наиболее подходящим.

Создание условного форматирования в Microsoft Excel

Форматирование будет выполнено.

Условное форматирование в Microsoft Excel

Урок: Применение условного форматирования в Microsoft Excel

«Умная» таблица

Не все пользователи знают, что таблицу, просто начерченную карандашом, или при помощи границы, программа Microsoft Excel воспринимает, как простую область ячеек. Для того, чтобы этот набор данных воспринимался именно как таблица, его нужно переформатировать.

Делается это просто. Для начала, выделяем нужный диапазон с данными, а затем, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». После этого, появляется список с различными вариантами стилей оформления таблицы. Выбираем наиболее подходящий из них.

Форматирование в Microsoft Excel

Также, таблицу можно создать, нажав на кнопку «Таблица», которая расположена во вкладке «Вставка», предварительно выделив определенную область листа с данными.

Переход к созданию таблицы в Microsoft Excel

После этого, выделенный набор ячеек Microsoft Excel, будет воспринимать как таблицу. Вследствие этого, например, если вы введете в ячейки, расположенные у границ таблицы, какие-то данные, то они будут автоматически включены в эту таблицу. Кроме того, при прокрутке вниз, шапка таблицы будет постоянно в пределах области зрения.

Закрепление шапки в приложении Microsoft Excel

Урок: Создание таблицы в Microsoft Excel

Подбор параметра

С помощью функции подбора параметров, можно подобрать исходные данные, исходя из конечного нужного для вас результата.

Для того, чтобы использовать эту функцию, нужно находиться во вкладке «Данные». Затем, требуется нажать на кнопку «Анализ «что если»», которая располагается в блоке инструментов «Работа с данными». Потом, выбрать в появившемся списке пункт «Подбор параметра…».

Переход к подбору параметра в Microsoft Excel

Отрывается окно подбора параметра. В поле «Установить в ячейке» вы должны указать ссылку на ячейку, которая содержит нужную формулу. В поле «Значение» должен быть указан конечный результат, который вы хотите получить. В поле «Изменяя значения ячейки» нужно указать координаты ячейки с корректируемым значением.

Подбор параметра в Microsoft Excel

Урок: Применение подбора параметров в Microsoft Excel

Функция «ИНДЕКС»

Возможности, которые предоставляет функция «ИНДЕКС», в чем-то близки к возможностям функции ВПР. Она также позволяет искать данные в массиве значений, и возвращать их в указанную ячейку.

Синтаксис данной функции выглядит следующим образом: «ИНДЕКС(диапазон_ячеек;номер_строки;номер_столбца)».

Индекс в Microsoft Excel

Это далеко не полный перечень всех функций, которые доступны в программе Microsoft Excel. Мы остановили внимание только на самых популярных, и наиболее важных из них.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

lumpics.ru

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

1

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

2

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

4

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

5

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

7

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

8

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

10

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

11

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

13

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

14

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

15

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

18

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

19

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

lifehacker.ru

описание основных возможностей, преимуществ и недостатков редактора

Программа Эксель (Excel) — это мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. Это многофункциональное программное обеспечение незаменимо в работе бухгалтеров и экономистов. Да и простым пользователям пригодятся возможности Excel: создание диаграмм, построение графиков, простые и сложные вычисления. Учителя, врачи, библиотекари — сегодня представители практически всех профессий должны владеть интерактивными технологиями и знать офисные программы, в том числе уметь работать с таблицами и презентациями.

Особенно важно, что программа в настоящее время распространяется бесплатно, ее может скачать любой пользователь интернета. На многих современных персональных компьютерах программа Excel уже предустановлена, так как вместе с MS Word является популярным офисным приложением.

Описание возможностей программы

Описание программы Эксель уместно начать с того, что ее интерфейс схож с текстовым редактором MS Word.После запуска табличного редактора перед пользователем откроется пять областей: строка меню, панель инструментов, строка формул, окно книги, строка состояния — основное описание возможностей табличного редактора.

Так как программа Excel — это таблица, то документ имеет традиционные для таблицы столбцы и строки, на пересечении которых образуются ячейки. Ячейка — основной «строительный» документ таблицы. Они имеют свой адрес, например А1, А4 и пр. Табличный документ, иначе книга, состоит из нескольких листов, которые по своему усмотрению можно добавлять или удалять. Возможности этого редактора неисчерпаемы.

В верхней части листа Excel находится строка меню, где обозначены основные операции, которые можно производить с документом: сохранить, открыть, вставить, отменить. Ниже расположилась строка формул, которая задействуется в момент расчетов. Именно в этом месте пользователь Эксель может увидеть, с какими ячейками и какие операции производятся (сложение, вычитание, деление, умножение и пр.)

Эксель - наиболее популярная программа для работы с табличными данными, предлагающая ряд уникальных функций

Эксель — наиболее популярная программа для работы с табличными данными, предлагающая ряд уникальных функций

Excel — это большой калькулятор. Большая часть людей, не обладающих специализированными знаниями, и вовсе не знает многих функций и возможностей программы. И это не мешает им пользоваться Экселем для обслуживания собственных потребностей.

Последней версией Эксель пока что является программное обеспечение 2013 года. В отличие от первых версий, теперь табличный редактор больше напоминает интерактивный сайт с заставкой, то есть разработчики расширили возможности для пользователей. В версию 2010 года были добавлены различные формулы, необходимые в специфической работе. Версии 2007 и 2003 годов отличались простотой и незамысловатостью функционалов, хотя уже тогда программное обеспечение обладало мощным функционалом и позволяло производить максимально возможные действия с числами.

itguides.ru

Как научиться работать в Excel самостоятельно

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки - нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

  1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
  2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
  3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

  1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
  2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+"-"(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+"="

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Строку» (CTRL+SHIFT+"=")(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

exceltable.com

Назначение и возможности Microsoft Excel

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

Замечание 1

Сегодня известно огромное число программ, которые обеспечивают хранение и обработку табличных данных, среди которых Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Calc и др. наиболее широко используемым табличным процессором для персональных компьютеров является Microsoft Excel.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

  • ввод и редактирование данных;
  • форматирование таблиц;
  • автоматизация вычислений;
  • представление результатов в виде диаграмм и графиков;
  • моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

  • автоматизацию всех итоговых вычислений;
  • выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
  • возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
  • возможность обработки результатов эксперимента;
  • возможность табулирования функций и формул;
  • подготовка табличных документов;
  • выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
  • возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Замечание 2

При запуске табличного процессора пользователь видит перед собой полноценный веб-ресурс, а не обычную программу. На стартовой странице размещены различные шаблоны, которые можно подгружать из Интернет. Данную версию программы также удобно использовать на смартфонах и планшетах.

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

  • Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
  • При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
  • Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
  • Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
  • Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

  • бухгалтерский и банковский учет;
  • планирование и распределение ресурсов;
  • проектно-сметные работы;
  • инженерно-технические расчеты;
  • бработка больших массивов информации;
  • исследование динамических процессов;
  • сфера бизнеса и предпринимательства.

Замечание 3

Одним из важных функциональных расширений табличного процессора MS Excel стала встроенная среда программирования Visual Basic for Applications (VBA), которая предназначена для решения прикладных задач в MS Office. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.

spravochnick.ru

Назначение и возможности электронных таблиц MS Excel

Программа от Microsoft, входящая в Office, под названием Excel или электронные таблицы была создана для более удобной работы пользователя с таблицами данных, причём преимущественно данная работа производится с числовыми значениями.

Благодаря использованию электронных таблиц — намного проще работать с данными, с её помощью можно получать точные результаты без выполнения каких-либо ручных расчётов. Также электронные таблицы позволяют с помощью специального «программирования» решать намного быстрее более сложные задачи.

Основной особенностью MS Excel выступает его возможность использовать формулы для того, чтобы описывать между значениями разных ячеек различные связи. Следует отметить, что по заданным формулам расчёт будет выполняться автоматически. Если человек изменяет значение какой-либо ячейки, то сразу же автоматически произойдёт перерасчёт значений всех остальных ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями, благодаря чему обновится вся таблица и данные, которые находятся в ней.

В основные возможности электронных таблиц входит:

  • автоматизация всех итоговых вычислений;
  • над большими наборами данных можно производить однотипные расчёты;
  • можно разрешать задачи с помощью подбора значений с различными параметрами;
  • можно обрабатывать результаты экспериментов;
  • производить табулирование функций и формул;
  • подготавливать табличные документы;
  • проводить поиск наиболее оптимальных значений для выбранных параметров;
  • строить графики и диаграммы по уже введённым данным.

Итак, загрузку рассматриваемой программы можно осуществить ниже представленными способами:

  • выполнить последовательность команд: пуск => программы => стандартные => Microsoft Excel;
  • выполнить клик левой кнопкой мышки по ярлыку Microsoft Excel, если на рабочем столе расположен ярлык программы;
  • выполнить последовательность следующих команд (по порядку): пуск => найти => файлы и папки. На экране у вас появится диалоговое окно, где в поле «Имя» вам нужно ввести Microsoft Excel (полное имя файла программы MS Excel), после этого - нажать кнопку «Найти». После того, как был выполнен поиск, два раза левой кнопкой мыши щёлкните по ярлыку Microsoft Excel. После того, как данная программа полностью загрузится — закройте окно поиска.

Вы можете определить, что загрузка программы MS Excel была закончена, когда на экране у вас появилась программа с открытым рабочим листом под названием «Лист 1» в стандартной рабочей книге с именем «Книга 1».

Для того чтобы создать рабочую книгу, вам следует совершить ниже представленные действия:

  • Развернуть щелчком левой кнопкой мыши меню «Сервис», в котором выбрать подменю «Параметры». В открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку «Общие». Перед вами появится окошко с названием «Листов в новой книге». Установите нужное количество листов и нажмите на кнопку «Ок».
  • Щёлкнуть на панели инструментов на кнопку «Создать».
  • Левой кнопкой мыши щёлкнуть на меню «Файл», где выбрать пункт «Сохранить как...» Перед вами появится окно, в котором вы должны выбрать окно «Мои документы». Выберите в раскрывшемся каталоге адрес нужного, а затем в поле «Имя файла» запишите необходимое название рабочей книги и нажмите «Сохранить». Такие действия при дальнейшей работе с данным файлом производить не потребуется, просто периодически нужно будет сохранять ваш документ, нажимая сочетание клавиш «Ctrl+ S» или же выбрав пункт «Сохранить» в меню «Файл».

256.ru