Как писать официальные письма: примерный текст и правила оформления. Официальное письмо написать


примерный текст и правила оформления

Как писать официальные письма, чтобы оппонент правильно понял суть запроса и тон изложения? Существуют негласные способы передать одну и ту же информацию в деловом и фамильярном стиле. Об этом говорят многие учебники по деловой этике, рассказывают в институтах и высших школах США. Самое важное, что стоит понять перед составлением делового обращения, это статус адресата и отправителя. Ведь нельзя обращаться к поставщикам и посредникам так же, как к президенту или владельцу крупной корпорации. Все невидимые невооруженным взглядом различия настолько открыты, что их можно прочитать и сопоставить. Так как писать официальные письма той или иной категории получателей? Обо всех ключевых моментах подробно рассказано далее в соответствующих разделах.

Как правильно написать письмо юридическому лицу?

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:

  1. Будьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
  2. Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
  3. Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
  4. Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
  5. Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
  6. Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление - это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно - не забудьте подписать письмо!
  7. Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

Заполнение шапки письма в левой части

Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.

Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.

В случаях, когда вы представляете бизнес, вы можете разместить свой логотип и адрес компании прямо посередине страницы. Обязательно центрируйте его так, чтобы он выглядел однородным.

Координаты отправителя – где их нужно размещать?

Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:

  1. Если вы пытаетесь заставить человека или организацию выполнить задачу своевременно (отправить зарплату, исправить заказ и т. д.), она (дата) даст им временные рамки для работы. Или если вам нужно сохранить копию письма по юридическим причинам, дата абсолютно необходима.
  2. Если вы пишете в стиле модифицированного блока, все должно быть отформатировано влево, за исключением даты. При проставлении даты перейдите на центр страницы и поместите дату посередине письма.
  3. Поместите запятую между месяцем и годом.

Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.

Координаты получателя – как их правильно оформить?

Поместите имя получателя на одну строку ниже даты. Обязательно обращайтесь к человеку согласно его статусу (г-н, г-жа, мисс, миссис, месье). Под именем напишите название компании. Строкой ниже можно продублировать адрес получателя, чтобы было удобно читать письмо. На следующей строке напишите город, местность или округ и почтовый индекс получателя.

Если вы не знаете конкретики о получателе, например, имени или фамилии, заранее наведите справки об этом в Интернете (на сайте компании) или позвоните в фирму, где работает человек. Как правило, эта информация является открытой и не подлежит сокрытию и изъятию из общественного доступа к данным корпорации. Всегда используйте сокращения, которые относятся именно к женщинам – мисс или миссис. В противном случае, когда неизвестно социальное положение получателя, нужно применять нейтральные обращения – г-жа или иное, что предусмотрено в правилах этикета той страны, куда будет отправлено обращение:

  1. Например, официальное письмо губернатору или депутату должно начинаться с обращения «господин», а затем пишется фамилия и должность. Можно ограничиться лишь фамилией, если это письмо благодарности. Если это врач, то официальное обращение предусматривает использование не только вводных частей речи, но и должности, ученой степени и фамилии.
  2. Конечно, если это электронное письмо, и направляется оно непосредственно в отдел приема данных о компании, то можно скрыть факт прямого обращения. Так делают некоторые физические лица, которые хотели бы поблагодарить через имя компании конкретного продавца, врача или иную персону. При этом оформление официального письма должно строго соблюдаться.

Кстати, электронные письма все чаще стали применяться в качестве уважительного общения между сторонами и участниками партнерского договора. Однако, если вы не знаете, как писать адрес в официальном письме, которое приходит по интернет-почте, лучше всего оставить пропуск в заполнении «шапки», перейдя сразу к изложению мысли.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

  1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
  2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
  3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

  1. Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
  2. В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
  3. Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
  4. Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
  5. Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
  6. Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
  7. Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
  8. Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.

Отправление письма

Выберете конверт. Он должен быть простым, квадратным или прямоугольным. У него не должно быть сложных конструкций. Тем не менее он может быть стилизован по заказу. Сложите свое письмо так, чтобы оно входило в конверт:

  1. Постарайтесь сделать это так, чтобы бумага складывалась один раз – слишком большое количество загибов будет говорить о вашем непрофессионализме.
  2. Если вы используете прямоугольный стандартный конверт, сложите свое письмо по горизонтали втрое.
  3. Если вы используете квадратный конверт, сложите бумагу по вертикали, а затем по горизонтали, чтобы сформировать прямоугольник, который может поместиться в квадратный конверт. Запечатайте письмо и напишите свое имя в левом верхнем углу, а под ним – адрес.

В нижней правой части конверта напишите имя человека, которому вы отправляете письмо. Не лишнем будет указать название компании в строке ниже (если оно имеется).

Важные нюансы: персональное, деловое или бизнес-письмо?

Есть ли разница между тем, как писать официальные письма? Существенных и строгих правил немного, но знать их нужно каждому. Примеров может быть много, но рассмотрим основные моменты - различия между личным посланием, деловым и бизнес-письмом:

  1. Личное письмо всегда будет отличаться не только формулировкой изложения мыслей, но и подачей. Допустимо использовать фразы по типу "дорогой", "уважаемый", "любезно" и "искренне". Здесь выражаются личные чувства относительно того же сотрудничества с персоной. Если хочется выразить комплимент по поводу создания прекрасной компании, с которой сложились хорошие крепкие отношения, отправитель имеет право "переступить" границу формальности, но только при условии личного знакомства.
  2. Деловое письмо включает в себя различного рода послания относительно всех рабочих моментов. Это могут быть акции и пресс-релизы.
  3. Бизнес-письма подразумевают составление уведомлений по поводу всех связующих - партнерства, сделки и не только.

Главное, не перепутать все нюансы. Важно различать второе и третье - деловые и бизнес-письма отличаются только содержанием. Хотя важно и правильное оформление адресов.

Примеры официальных писем. Как писать официальные письма универсального образца?

Любые официальные письма начинаются с заголовка и шапки. Далее сам текст следует начать с простых фраз. Как писать официальные письма для других компаний, чтобы завязались отношения? Следуйте правильному началу: "Прошу", "Желаю", "Выражаю благодарность" и прочие слова помогут установить контакт с лицом, представляющим интересы фирмы, с которой нужно завязать деловое сотрудничество.

fb.ru

тонкости и правила его оформления в делопроизводстве РФ

В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмо

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  • не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  • пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  • проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
  • составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
  • не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Подпись на письме

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

  • полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
  • сведения об ИНН, КПП, ОКПО и ОКУД (для организаций)
  • адрес и всевозможные контакты отправителя
  • аналогичная информация об адресате
  • непосредственно суть послания
  • дата его составления
  • подпись полномочных лиц и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

Содержание письма должно быть изложено:

  1. Четко и понятно для адресата.
  2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
  3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

  • Гарантийные письма, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
  • Письма-просьбы
  • Запросы
  • Приглашения на мероприятия
  • Приглашения к сотрудничеству
  • Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
  • Коммерческие предложения
  • Жалобы
  • Требования
  • Инструкции
  • Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

  • аккуратности
  • полном соответствии нормам делопроизводства
  • целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

  • по Интернету в электронном виде
  • через почту
  • посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный способ отправки послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Образец как правильно написать официальное письмо

 В коммерческой и гражданской деятельности часто приходится обращаться к официальным лицам.

 

Каждое обращение должно иметь письменный вид. Официальные письма отсылаются в самых разнообразных случаях. Это может быть: требование произвести оплату, просьба предоставить продукцию без оплаты, претензия о возврате долга и так далее. 

К официальным обращениям особых форм не применяется. Законодательство Российской Федерации предполагает вольное написание. Но, помимо этого, существуют общепринятые нормы. Их применение дает возможность применить к письмам юридический статус. Отсутствие необходимых условий и атрибутов не позволяет расценивать их как официальную переписку. 

Поэтому, перед тем, как официально обратиться к адресату, нужно ознакомиться с бесплатными образцами и примерами. Их можно получить, воспользовавшись ссылками, под данной публикацией. Эта разъяснительная статья сможет послужить хорошим подспорьем при написании. 

 

Структура и атрибуты официальных писем 

Официальная переписка ведется на листах формата А4. Более того, для компаний (юридических лиц) применяется фирменный бланк. Он уже предполагает наличие регистрационной идентифицирующей информации. 

Это требование не лишает официального письма необходимости в «шапке». Она пишется в правом верхнем секторе листа. В ней указываются название организации-адресата и должностное лицо. Также возможно написание в ней названия предприятия, отдела, руководителя, отправителя. 

Напротив-слева находится место для внесения исходящих/входящих отметок. Они содержат номер, дату и город. Соответственно, исходящую ставит отправитель, а входящую – получатель. Для получателя необходимым требованием является указание должности и лица, регистрирующего документ. 

Далее (ниже) располагается сам текст. Для некоторых писем возможно написание названия (необязательно). Под текстом нужно указать полное название должности полномочного лица, его Фамилию, Имя, Отчество, контактный телефон, данные исполнителя (если таковой предполагается). Напротив этих данных ставится подпись уполномоченного лица. Эта подпись заверяется печатью организации-отправителя. 

 

Речь и манера текста писем 

Так как рассматривается именно официальная переписка, речь предполагается деловая. То есть в тексте не должно быть никаких литературных оборотов (сравнений, метафор, аллегорий). Следует понимать, что лицо, получившее послание, скорее всего не имеет достаточно времени для прочтения излишних литературных оборотов. 

Структурой текста официального письма принято считать следующее: в его начале приводится информационная часть. Она описывает взаимоотношения отправителя и получателя. Далее по тексту необходимо описать суть проблемы.

 

Описание должно быть лаконичным и подтверждено конечными датами, цифрами, доказательствами. 

После этого необходимо предложить желаемый вариант развития событий, направленных на разрешение проблемы. 

Ниже расположен типовой бланк и образец официального письма вариант которого можно скачать бесплатно.

 

uristhome.ru

как написать грамотно в 2018 году 🚩 как написать деловое письмо 🚩 Советы по карьере

Деловое письмо можно охарактеризовать как визитную карточку компании. Поэтому очень важно, чтобы деловое письмо было составлено грамотно – от него зависит формирование положительного имиджа компании. Деловое письмо представляет официальный документ, содержащее служебное послание в виде запросов, предложений, просьб, претензий, поздравлений и т.д.

Деловое письмо должно быть составлено соответствующим образом, поскольку любое отступление от правил может повлечь за собой его юридическую неправомерность. Залог успеха вашего бизнеса – это деловое письмо, правильно оформленное на фирменном бланке, имеющее однозначное содержание. Как правило, для делового письма используется фирменный бланк компании с ее логотипом, официальным названием, юридическим адресом и банковскими реквизитами.

Обычно шапка письма содержит информацию о должности, ФИО адресата, которые располагаются в верхнем правом углу. Само обращение должно быть расположено по центру письма, а заканчиваться восклицательным знаком, например, «Уважаемый господин Селезнев!», «Уважаемая Татьяна Ивановна!». Обращение должно быть размещено посередине страницы. Не стоит сокращать слова, такие как «г-жа», «г-н» или инициалы - в деловом письме это неприемлемо. Шапку можно выделить жирным шрифтом.

Следующим шагом необходимо написать вступление, которое будет содержать информацию о цели делового письма и о причине его составления. Затем – основная часть, в которой излагается о сути письма и основной идее его написания. Следом – резюме, краткое подведение итогов, например,  «Прошу извинить за задержку с ответом», «Надеюсь (надеемся)», «Уверены (уверен)» и т.д.

В заключение делового письма должна быть прописана подпись: «С уважением, должность и ФИО». Также можно указать контактный телефонный номер, название и юридический адрес фирмы, электронный адрес. Приложения к письму необходимо оформить на отдельных листах. Информация о наличии приложений должна располагаться в теле делового письма перед подписью. Большинство писем направлено на то, чтобы заинтересовать получателя писем и заставить его действовать в нужном для отправителя направлении. Поэтому, чтобы написать деловое письмо, необходимо подготовить точный, ясный, однозначный и лаконичный текст.

 

www.kakprosto.ru

Как писать официальное письмо образец

Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое. Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Читайте также

  • Деловая переписка.

Как написать официальное письмо

Внимание Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:
  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата.

Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью? Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности.

Образцы делового письма. как написать деловое письмо

Инфо Оглавление:
  1. Бланк письма и оформление
  2. Общие правила написания
  3. Составление электронных писем
  4. Подводя итоги

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

Бланкер.ру

Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки. Вводная часть. В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты.

Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок. Основная часть. В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей. Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок. Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части. В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

Официальное письмо: существующие виды, правила оформления

Оформление письма по ГОСТу, образец: Оформление письма с приложением, образец: Правила оформления деловой переписки Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях). Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Важно

Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

Как написать письмо в организацию

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия.

Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения. Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано. Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа.

Как правильно составить деловое письмо

Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию. 2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом. По выполняемым функциям 1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют.

Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление. 2. Письма-ответы. По признаку адресата 1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю. 2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления 1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. 2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация. По композиции 1.

Как правильно написать деловое письмо

В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

403 forbidden

Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки. Читать дальше Структура служебного письма Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения. Обращение. Это наиболее значимая для целей общения часть.

viz-net.ru

Как написать официальное письмо | Юридический портал

Деловая переписка

Регистрационный номер письма. включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений.

Как написать официальное письмо

Прежде всего обратите внимание на фирменный бланк. Если официальное письмо отправляется по традиционной, а не электронной почте, то наличие бланка обязательно, что касается электронных официальных писем, то наличие электронной версии бланка или логотипа компании только приветствуется.

На официальном бланке предприятия размещают следующую информацию: государственный герб (если это госпредприятие), логотип, код классификации предприятия, юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты, телефонные номера.

Как писать официальное письмо

д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов.

Как правильно писать деловые письма?

Если такой бланк отсутствует, то лучшим вариантом будет взять обычный белый лист формата А4. В этом случае не забудьте указать необходимые данные: наименование компании, адрес, и контактные телефоны. Чем больше различных способов связи будет указано — тем лучше, это позволяет получателю выбрать наиболее приемлемый вариант ответа.

Деловое не должно быть большим по объему. «Идеальный» объем — это 1-2 страницы.

Написание официального делового документа, письма, текста. Советы, особенности, примеры, образцы, шаблоны. Написать, писать, составить. Составление

Применяя сложные предложения (в нашем языке без них иногда невозможно обойтись), старайтесь сделать их минимальной длины, с минимальным количеством составных частей. Если пунктуация (расстановка знаков препинания) в полученном предложении вызывает у Вас затруднение, это верный признак того, что предложение слишком сложное. Его надо переформулировать.

В д. тексте применяются правила пунктуации русского языка.

Образец письма-ответа

Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.

Образцы деловых писем и прошений

В письме-прошении речь идет о возобновлении поставок по договору, которые были приостановлены. Смотреть текст прошения

Текст делового письма-предложения от телекоммуникационной компании GLOBAL — в письме предложение услуг IT-телефонии, монтажа кабельных сетей Смотреть текст

Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES.

Открыта форма.

При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Официальное письмо образец бланк

Соответственно задолженность Вашего учреждения перед ОАО «НИЭЗТ лтд», составляет 2 183 482 (Два миллиона сто восемьдесят три тысячи четыреста восемьдесят два) рубля 00 копеек.

(Приложение № 1), которое было направлено за Вашей подписью на имя Начальника управления инвестиций и Федеральных целевых программ Агентства по культуре и кинематографии РФ – Киселева Ф.В. являющееся по своей сути актом приема-передачи подтверждает выполнение работ и обязательств ОАО «НИЭЗТ лтд» в полном объеме.

Официальное письмо: существующие виды, правила оформления

Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.

sckonsalt.ru

Как написать официальное письмо. Совет

В наше время многие деловые переговоры ведутся дистанционно, поэтому офисному сотруднику важно знать нормы и правила деловой переписки. Официальное письмо имеет множество форм и является одним из видов дистанционного письменного делового общения. В этой статье сборник советов AnyDayLife расскажет, как написать официальное письмо.

Независимо от вида официальные письма имеет схожую структуру и к их составлению предъявляются схожие требования. Прежде всего обратите внимание на фирменный бланк. Если официальное письмо отправляется по традиционной, а не электронной почте, то наличие бланка обязательно, что касается электронных официальных писем, то наличие электронной версии бланка или логотипа компании только приветствуется.

На официальном бланке предприятия размещают следующую информацию: государственный герб (если это госпредприятие), логотип, код классификации предприятия, юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты, телефонные номера.

Согласно правилам деловой переписки, официальные письма должны быть зарегистрированы. Для этого им присваивают номер или индекс. Этот номер проставляют, как правило, в специально отведенном для этого месте, например, в верхнем левом углу под логотипом компании.

Правый верхний угол официального письма занимают координаты адресата. Сначала указывают его должность в определенной организации, а если перечисляется несколько адресатов, то их должности должны идти в иерархическом порядке (например, сначала директор, потом заместитель и начальник отдела). После указания должности в официальном письме указывают фамилии адресата, отправителя и дату составления документа. Обратите внимание, что возле фамилии отправителя предлог «от» не ставится. В электронном письме должность и фамилию адресата указывают в конце письма.

Если речь идет об официальном электронном письме, то в обязательно порядке заполняется поле «Тема». В письменной форме темой послужит указание типа письма (гарантийное письмо, извещение и др.). Тему нужно сформулировать четко, ясно и в то же время коротко, чтобы адресат мог сразу понять, о чем идет речь. Если электронное письмо важное, ему присваивают соответствующий статус (зачастую отмечают специальным знаком, который может быть в форме флажка или восклицательного знака).

Текст любого официального письма начинается с обращения. Если речь идет об одном адресате, то к нему нужно обращаться по имени и отчеству, по фамилии с дополнением «господин/госпожа» или с указанием должности, например, «Уважаемый господин директор». Когда речь идет о нескольких адресатах, можно указать, например, «Уважаемые представители компании …» или «Уважаемые господа».

Если вы направляете письмо в организацию, с котором в прошлом успешно сотрудничали, то после обращения уместно будет в одном предложении коротко засвидетельствовать о вашем отношении к адресату, например: «Наша компания выражает Вам свое почтение (признательность за) …» или «С благодарностью отмечаем …». Если же вы будете обращаться в организацию впервые или вас в прошлом не связывали деловые отношения, такого в письме можно не указывать, а сразу переходить к сути вопроса.

Непосредственно при описании вопроса официального письма, даже если речь идет об описании конфликта, всегда соблюдайте нормы вежливости и будьте тактичны. Используйте такие конструкции, например, «Обращаем Ваше внимание на …», «Настоящим письмом сообщаем Вам …» и т. д.

Выражайте свои мысли в официальном письме четко и лаконично, не указывайте общеизвестных фактов, лишних подробностей и не размышляйте над вопросом, говоря только по существу, ведь ничто так не раздражает делового человека, как пустая трата времени на чтение документа, суть которого растянута на четыре листа вместо четырех абзацев.

В большинстве видов официальных писем зак

anydaylife.com