Шпаргалка делопроизводителя. Образец письма с приложением


Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Оформление делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.
  2. Официальный бланк письма>>

    Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,
  4. Генеральному директору ООО «Конфети»Меньшову А. И.

    то далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    или

    ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Структура делового письма:

  • Излагаем цель написания письма.
  • Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
  • Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

  • Подводим итоги.
  • Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений делаем после текста письма:

Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз.2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон»Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич200-23-23

Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

Как написать деловое письмо на английском языке>>

www.docdelo.ru

Деловое письмо. Образец делового письма 2018 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    assistentus.ru

    Составляем сопроводительное письмо к документам

    Многие документы, отправляемые посредством почты, содержат сопроводительное письмо. В данной статье мы подробно рассмотрим его назначение, правила оформления и примеры.

    Из данного материала вы узнаете:

    • что такое сопроводительное письмо к документам;
    • как оформить сопроводительное письмо к документам;
    • опись приложенных документов.

    Что такое сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо является обязательным атрибутом при необходимости отправки пакета документов. Оно имеет сразу несколько назначений.

    Подтверждение факта отправки. Сопроводительное письмо к документам регистрируется в исходящих документах компании и имеет соответствующий номер. Таким образом, факт отправки документов фиксируется на основании данного письма. Более того, адресат также фиксирует данное письмо и пакет документов, приложенных к нему.

    Перечисление приложенных документов. Каждое сопроводительное письмо о направлении документов должно содержать их полный перечень и количество экземпляров.

    Инструкция по обращению с документацией. Важно понимать, что при отправке документов часть из них может быть возвращена. В таком случае в сопроводительном письме следует указать, какие действия необходимо выполнить: ознакомиться с документами, согласовать, заполнить, подписать и оставить или отправить обратно. Напомним, что дополнительно для данных целей можно использовать специальные штампы.

    Читайте по теме в электронном журнале

    Срок исполнения. Благодаря тому, что сопроводительному письму присваиваются регистрационные данные, определить срок его исполнения становится значительно проще.

    Следует понимать, что даже при отправке одного документа наличие сопроводительного письма может стать обязательным, если документ не содержит адресную часть.

    Сопроводительное письмо о передаче документов (образец)

    Как оформить сопроводительное письмо к документам

    Оформление сопроводительного письма сводится к заполнению адресной части, наименования документа, сведениях о направлении документов, инструкции по их использованию и отметке о приложении. Рассмотрим каждую часть письма более подробно.

    Во многих компаниях для оформления используется готовый бланк сопроводительного письма к документам. Если в вашей компании он отсутствует, то сопроводительное письмо следует оформлять согласно общим правилам оформления деловых писем.

    Для начала необходимо заполнить адресную часть. В ней указывается наименование, название, адрес компании, фамилия и инициалы сотрудника и его должность (если документы отправляются конкретному человеку). Далее необходимо указать дату и номер исходящего документа.

    Первая часть содержания письма должна представлять собой сообщение о направлении документов. Она начинается со слов: «Направляем вам …», «Представляем вам …» и т.д. После этого можно указать цель отправки документов (для ознакомления, заполнения, согласования и т.д.). Если к письму прикреплен один документ, то его можно указать в данной части, если несколько – можно использовать понятие «пакет документов», состав которого будет раскрыт ниже.

    Вторая часть содержания состоит из конкретных задач по работе с документами. К примеру, она может содержать инструкцию о том, какие экземпляры нужно вернуть, какие требуют подписи и т.д.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Как видно из примера, сроки исполнения документов можно также указать в сопроводительном письме.

    Самым важным этапом в оформлении сопроводительного письма является отметка о наличии приложений. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов.

     

    Образец письма с приложением документов

    Отметка о приложении должна иметь полный перечень прилагаемых документов, количество экземпляров и листов. Если приложенные документы сброшюрованы или подшиты между собой, то количество листов указывать не требуется (указывается лишь количество экземпляров).

    Также следует понимать, что при указании наименования прикрепленных документов в тексте сопроводительного письма, указывать их повторно в приложениях нет необходимости. В данном случае просто указывается наличие приложения (приложение 1,2 и т.д.), количество листов и экземпляров.

    Опись приложенных документов

    Существует вероятность, что количество приложенных к сопроводительному письму документов может быть настолько велико, что отметка о их приложении не входит на лист письма. В таком случае рекомендуем составить опись приложенной документации на отдельном листе. При составлении описи, состав пакета документов, прикрепленных к письму, указывается в ней. В отметке о приложениях в сопроводительном письме указывается опись приложенных документов и количество листов. Оформляется это следующим образом:

    Приложение: согласно описи на 2 л.

    После реквизита «Отметка о наличии приложений» следует реквизит «Подпись» сотрудника, составившего письмо.

    Ниже по ссылке доступно для скачивания сопроводительное письмо к документам (образец и бланк)

    Рекомендуем материалы по теме:

    1. Сопроводительное письмо
    2. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»
    3. Классификация деловых писем

    www.sekretariat.ru

    Приложения в письмах

    Письма, поступающие в организацию, могут быть абсолютно разными: начиная от рекламных буклетов и заканчивая распорядительной документацией и договорами. При этом абсолютно любое письмо может иметь приложения. О том, как оформляются приложения к письму и какими они бывают, мы расскажем в этой статье.

    Из статьи вы узнаете:

    • какими могут быть приложения в письме;
    • правила оформления приложений;
    • как хранить приложения.

    Зачастую многие сотрудники компаний при необходимости оформить приложения к письму испытывают затруднения. Связано это в основном с непониманием отличий между самим письмом и материалами, которые служат в качестве приложений. Большинство неопытных секретарей считают текст приложенных документов самим текстом письма, однако это не совсем правильно, поэтому мы рассмотрим, как следует оформлять приложения к письму.

    Виды приложений в письме

    Прежде чем приступить к оформительной части приложений, давайте рассмотрим, с какими приложениями в письмах чаще всего приходится сталкиваться секретарю.

    Приложения к договорам. К примеру, если вы планируете заключить договор с новым клиентом или партнером компании, то основным документом в письме будет являться сам договор. При этом многие компании предпочитают вместе с договором отправлять документы справочного характера, например, прайс-лист на услуги, способы оплаты, контакты организации и т.д.

    Читайте по теме в электронном журнале

    Приложения в приглашениях. При оформлении письма-приглашения на какое-либо мероприятие во многих случаях рекомендуется прикреплять в качестве приложения схему проезда к месту проведения события. Также в качестве приложения к письму в данном случае может служить программа мероприятия. Отметим, что приглашение на заседание должно содержать такое приложение, как программа совещания. В нем должны быть подробно указаны вопросы, которые будут рассмотрены на совещании, список присутствующих, время и место проведения.

    Пакеты документов. Очень распространены случаи, когда в кадровую или бухгалтерскую службу организации требуется отправить определенные документы. В данном случае их необходимо оформить как приложения к сопроводительному письму, в котором перечисляются все приложенные документы (их копии), количество экземпляров и листов.

    Как хранить приложения к приказам?

    Проектно-сметная документация. Если темой переписки является вопрос об утверждении или изменении проектно-сметной документации, то сама она будет являться приложением в письме.

    Оформление приложений

    Главные требования при оформлении приложений: наличие отметки на главном документе о наличии приложения и само оформление приложения. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов. Выглядит данная отметка следующим образом.

    «Приложение:

    1. копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

    2. свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.».

    Как правильно подшивать документы по папкам?

    Необходимо понимать, что прилагаемый документ также может содержать приложение (получается своего рода матрешка). В таком случае, в отметке после наименования приложенного документа необходимо указать, что к нему имеется приложение и общее количество листов. Например: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».

    Также существуют случаи, когда в отметке не указывается наименование документа. Такая мера применяется в том случае, когда в основном тексте письма указано наименование приложенного документа.

     

    Нумерация листов приложения проводится по порядку, начиная со второго после основного документа (на первом листе цифра не ставится). В случае, если приложения подшиты между собой или сброшюрованы, в отметке о приложении указывается только количество экземпляров (количество листов опускается).

    Также возможны ситуации, когда выполняется рассылка одного и того же письма, но только одному из адресатов требуется вручить письмо с приложением. В таком случае в отметке необходимо указать, какому номеру из списка рассылки предназначается приложенный документ. Оформляется это так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».

    Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?

    Хранение приложений

    При формировании дел следует учитывать наличие приложений к письмам. Необходимо помнить, что все приложенные документы (копии) подшиваются в дело вместе с письмом в том же порядке. В описи дела указывается наличие приложений и количество их листов. 

    www.sekretariat.ru

    Пример служебного письма

    Пример служебного письма — любой документ деловой переписки, отправляемый адресату посредством почтовой связи. Служебные письма — обязательный элемент производственной и организационной деятельности любого предприятия, поэтому необходимо знать требования к их оформлению и содержанию, чтобы эти документы имели требуемую юридическую силу.

    Из статьи вы узнаете:

    Служебное письмо пример

    Деятельность любого предприятия, независимо от формы его собственности и того, чем оно занимается, может осуществляться только при взаимодействии с другими юридическими лицами. Это могут быть контрагенты, партнеру по бизнесу, поставщики, заказчики, органы государственной и муниципальной власти, надзорно-контролирующие органы и т. п. В процессе своей деятельности предприятие также может взаимодействовать и с физическими лицами.

    Поскольку такое взаимодействие должно иметь юридическое подтверждение, оно осуществляется на документальной основе. То есть, информация передается на материальных носителях и заверяется надлежащим образом заполненными обязательными реквизитами. Самым популярным и доступным способом оформления документов является бумажный формат. Такие служебные документы можно передавать адресатам почтовой связью, в виде письма.  Служебное письмо — пример деловой переписки, осуществляемый пересылкой по почте.

    Справка

    Виды служебных писем

    Все служебные письма можно подразделить на несколько видов по их содержанию. Они, например могут быть:

    1. инструктивными, если в них содержатся указания и инструкции, методика каких-либо действий;
    2. информационными, если в них содержится какая-либо информация, представляющая интерес для адресата;
    3. гарантийными, то есть содержащими гарантийные обязательства, например, по оплате заказа или по оформлению на работу специалиста, принимаемого переводом от другого работодателя;
    4. сопроводительными, если они приложены к пакету других документов и содержат его перечень и пояснения относительно этих документов;
    5. рекламными, в том случае, если они содержат техническое описание или описание возможностей какой-либо продукции или услуг;
    6. рекламационными, если в них содержатся рекламации на какую-либо продукцию и услуги.

    Кроме этого бывают служебные письма, содержащие:

    подтверждения;

    Список это не полный, служебное письмо — пример документа, в котором может быть изложен текст любого содержания, в том числе, и поздравительный, каких-либо специальных запретов и ограничений для этого не установлено. Но, поскольку оно все-таки является документом, в отношении него действуют общие требования, установленные на уровне государственных стандартов.

    Читайте также:

    Требования к оформлению служебных писем

    Не всякий текст, даже напечатанный на стандартном листе бумаги и направленный адресату в конверте по почте, может называться служебным письмом. Для того, чтобы такой текст был юридически значимым и мог называться служебным письмом, на листе в установленном порядке должны быть размещены реквизиты, вид и содержание которых определяются типом конкретного документа. Реквизит служебного письма это — специальное поле, отведенное для конкретных сведений. Только в том случае, когда рядом с текстовой частью будут расположены обязательные реквизиты, служебное письмо может восприниматься как достоверная информация и руководство к действию.

    Основным регламентирующим оформление служебных писем документом является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Обратите внимание: С 1 июля ГОСТ Р 6.30-2003 будет отменен. В действие вводится  новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Согласно государственным стандартам, определенный набор обязательных реквизитов имеет и деловая переписка. Реквизиты служебного письма это:

    • логотип компании или герб, если это государственная или муниципальная организация;
    • сведения о юридическом лице, подготовившем документ — его полное и краткое наименование, ИНН, ОКПО, банковские реквизиты, почтовый и электронный адрес, контактный телефон секретаря;
    • дата и место составления служебного письма;
    • сведения об адресате — почтовый адрес организации или физического лица, должность, фамилия и инициалы руководителя компании-адресата или фамилия и инициалы физического лица — получателя письма;
    • регистрационный исходящий номер письма в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
    • краткое содержание письма, его суть;
    • текст служебного письма;
    • сведения о наличии приложений, если они имеются;
    • подпись руководителя организации, подготовившей документ;
    • сведения об исполнителе документа - его фамилия, инициалы и контактный телефон.

    Гарантийное служебное письмо образец представлено ниже.

    Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.

    Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

    В соответствии с ГОСТом, установлены и другие требования к оформлению служебного письма. Так, например, его текст должен быть набран 14 кеглем с использованием шрифта Arial Times или New Roman. Конечно, если необходимо разместить письмо для лучшего восприятия на одном листе, размер шрифта можно уменьшить, но делать его менее 12-го кегля не рекомендуется, поскольку читать такой шрифт не очень удобно.

    Кроме того, ГОСТ требует, чтобы соблюдался размер полей. Верхнее и нижнее поле равны по 2 см, правое — 1 см, а левое — 3 см, поскольку это поле подшивается при формировании документов в дела.

    Служебное письмо — пример лаконичных и четких формулировок

    Всю деловую переписку отличают такие особенности,как лаконичность, конкретность, определенность. То есть, каждая его фраза логична и последовательна, исключает двоякое толкование. В тексте излагаются только проверенные факты и только те из них, которые непосредственно касаются темы служебного письма. Никаких отступлений и рассуждений, не подкрепляемых фактами, не допускается. Более того, желательно, чтобы текст содержал как можно больше устоявшихся канцеляризмов и общеупотребительных фраз-штампов. Это поможет избежать излишней эмоциональности и художественности, а также двусмысленности.

    Справка

    Структура текстовой части, как правило, состоит из:

    1. вступления, содержащего всю необходимую поясняющую суть дела информацию;
    2. основной части, в которой раскрывается суть проблемы и то, что именно требуется от адресата служебного письма. Эта часть может содержать объяснения, доказательства, рассуждения;
    3. заключения, в котором подводится итог сказанному выше и излагается просьба или требование.

    Рекомендательное служебное письмо образец приведено ниже.

    Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.

    Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

    Многие предприятия и организации, особенно крупные или являющиеся подразделениями, ведут активную деловую переписку и составляют множество однотипных служебных писем. Такие письма содержат одинаковые обязательные реквизиты и различаются только заголовком и текстовой частью, да и то — не всегда.

    В таком случае на предприятии целесообразно разработать и утвердить локальным нормативным актом бланк служебного письма. Такой бланк будет отпечатан типографским способом и воспользоваться им смогут все исполнители, составляющие служебные письма. Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.

    Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ. Это позволяет соблюсти  установленные регламентом правила размещения реквизитов на стандартном листе, используемом для написания деловых писем.

    Образец служебного письма по ГОСТу

    Требования ГОСТа в случае оформления служебных писем являются рекомендациями. Общая схема размещения реквизитов и текстовой части приведена ниже.

    При использовании бланка, реквизит, содержащий справочные сведения о компании, как правило, размещается посередине в верхнем поле. Это не противоречит требованиям ГОСТ. Оформление служебного письма образец приведен ниже.

    Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

    Читайте также:

    www.sekretariat.ru

    Сопроводительное письмо с описью документов образец

    Автор: Дарья

    Читать 3 мин.

    Есть видеозапись

    Задать вопрос

    Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести документоц фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

    Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов.

    Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности — главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя — для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

    Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.

    Как написать сопроводительное письмо

    Если предьставлении безадресное, обращение можно пропустить. Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Приказа Минтруда России от Копии листков нетрудоспособности с расчётами пособия по временной нетрудоспособности, если они представлены работодателю.

    При групповом несчастном случае тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом:. Акт о несчастном случае на производстве форма Н-1 — оригинал.

    Находим ответ. Повторное истребование документов

    Заключение центра профессиональной патологии об установлении диагноза профессионального заболевания. Акт о случае профессионального заболевания приложение к Постановлению от Копии сведений о результатах предварительного при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров.

    Речевые шаблоны

    Копия приказа о создании комиссии по расследованию профессионального заболевания. Указанный перечень документов не является исчерпывающим, поскольку согласно п.

    Название в 2-х экз. Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в сопроводительном письме: Н-ка юридический отдел или Администрации г.

    Материал сопроводительное письмо в фсс образец.

    Присылает вышестоящая организация письмо с приложением: Так сколько же листов? Нашей компанией от управляющей компании не были предоставлены документы и обоснования тарифов, а также проигнорировали течение с крыши и чистку снега. Просьба подсказать, как лучше сформулировать в сопроводительном письме для Трудовой Инспекции причину несвоевременной выплаты ЗП.

    Чтобы сформулировать причину, надо знать её, а Вы ничего об этом не пишете.

    Образцы и примеры сопроводительного письма

    Какие документы Вы направляете Сопргводительное инспекцию с сопроводительным письмом? Подскажите, пожалуйста, при отправке контрагентам их экземпляров документов, УПД, актов, договоров, посредством Почты России надо ли заполнять описи вложения, или можно послать обычным письмом?

    При отправке документов ценным письмом обязательно заполняется опись вложения, таким образом, почта несет ответственность за сохранность вложения. Можно отправить документы заказным или простым письмом, опись вложения при этом не составляется.

    В этом случае рекомендуется составить сопроводительное письмо, в котором перечисляются все отправляемые документы с указанием количества листов и экземпляров.

    Образец сопроводительное письмо к документам

    Почта несет ответственность за утрату заказного письма, у отправителя остается квитанция об отправке.

    При утрате простого письма сложно подтвердить факт отправки документов. Изложение текста от первого лица единственного числа допускается, если письмо оформлено на бланке должностного лица, либо носит конфиденциальный характер.

    Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение — нет. Рекламация Образец письма-претензии Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае

    А как подписать высылаемые дневные отчёты по эл. Как должно размещаться на сопроводительном листе реквизит Адресат?

    Если название книги указывается в тексте сопроводительного письма, то пишется:

    Строки реквизита выравниваются по левому краю, либо центруются относительно самой длинной строки. Посмотрите ГОСТ, там есть фмс примеры.

    Главная О проекте Контакты Содержание. Сопроводительное письмо к документам Помещено в тему: Евгения 12 02 Павел 22 05 В другую Продать должника коллекторам пояснения оформляется на официальном бланке письма. Светлана 26 03 Светлана 12 04 Александра 14 01 Ирина 16 04 Мадина 30 04 Лис 29 05 Юлия 18 06 Айбек 02 09 Анастасия 19 11 Зухра 03 12 Энже 30 01 Анна 29 05 Виктория 25 06 Подскажите пожалуйста, что можно написать в пояснительной записке, если: Ирьяне 08 07 Татьяна 28 10 Здравствуйте, какой срок хранения у сопроводительных писем и по какому пункту перечня?

    Татьяна 10 11 Тогда храните 5 лет на основании ст.

    Марта 12 01 Наталья 24 02 Татьяна 03 03 Ульяна 10 03 Марина 11 03 Не совсем понятен смысл письма.

    Реквизит «Отметка о наличии приложений»

    Елизавета 28 04 Сидрат 03 08 Т день, мне нужен образец сопроводительного письма шапочка Спасибо заранее. Не очень понятен смысл. Елена 26 08 В описи по пунктам перечисляются все прилагаемые документы. Чаяна 03 09 Очевидно, должен быть конкретный ответ, исходя из ситуации.

    Катерина 15 09 Елена 17 11 Нальчика Юридический отдел либо:

    Ключевые тэги: Сопроводительное, письмо, в, фсс, о, предоставлении, документов

    u-bags.ru

    Образец письма с приложением Письма, записки Полезные шаблоны

    Составление и оформление писем

    Общие положения

    Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении .

    Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

    Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

    Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

    При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) 1
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 2
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (26).
  • Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 3
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 4
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (2б) 5 .
  • Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    О материалах конференции

    или

    Об отзыве на статью

    Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

    Направляем Вам.

    Возвращаем Вам.

    Высылаем Вам.

    Допускается начинать текст письма фразами типа

    В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

    Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

    Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

    Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

    Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 6
  • адресат (14) 7
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 8
  • подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21)
  • печать (24) 9
  • отметка об исполнителе (26) 10 .
  • Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    Об аренде автомобиля

    или

    О вывозе мусора

    или

    Об обучении сотрудника

    или

    О размещении рекламы

    Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

    Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

    В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

    Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

    Оплату гарантируем с р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наш р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

    Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

    Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

    Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

    Стиль переписки государственных организаций

    Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

    Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

    Употребление языковых формул

    Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

    Сообщаем, что в период с. по.

    Установлено, что в период с. по.

    Сообщаем, что по состоянию на.

    Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам.

    Направляем Вам согласованный с.

    Направляем на рассмотрение и утверждение.

    Проверкой установлено, что.

    Считаем целесообразным.

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

    Просим Вас рассмотреть вопрос.

    Просим Вас изыскать возможность.

    Принимая во внимание, что. просим.

    В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты. (гарантийное письмо)

    или:

    . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

    . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

    Употребление слов в одной падежной форме

    Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

    Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

    или

    Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

    Ограниченная сочетаемость слов

    Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

    физическому лицу

    Тундрикову Г.П.

    ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

    г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письма

    После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

    Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

    Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

    № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

    или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

    Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

    Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса

    При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

    Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма

    Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

    Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»

    К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

    Оформление приложений к документам

    Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

    Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему
  • основной документ и приложение связаны содержанием, например:
  • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
  • В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

    В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

    Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

    Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

    Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

    Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

    1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    ОБРАЗЦЫ ПИСЕМ (Приложение)

    1. НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАЧАЛЕ ПИСЬМА

    Спасибо / огромное спасибо за доброе / теплое письмо от 15 мая

    Thank you / thank you very much / thank you ever so much for your kind / warm letter of May 15.

    Большое спасибо за ваше доброе и теплое письмо от 16 июля.

    Many thanks for your kind and warm letter of July 16.

    Какие захватывающие / замечательные / волнующие / радостные новости!

    What exciting / wonderful / thrilling / happy news!

    Так много всего произошло с тех пор, как я писал тебе.

    Некоторые тонкости оформления приложений

    Не все так просто, как кажется с первого взгляда

    С первого взгляда складывается впечатление, что приложение . а также реквизит Отметка о наличии приложения просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с  оформлением приложений . то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.

    Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с  оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

    1. Где именно в документах стоит располагать реквизит Отметка о наличии приложения?
    2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит Отметка о наличии приложения?
    3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись Приложение с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
    4. Как нужно оформлять приложения?

    Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

    Где располагать реквизит Отметка о наличии приложения?

    Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит Отметка о наличии приложения должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита Отметка о наличии приложения в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

    Пример 1

    Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит Отметка о наличии приложения стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1. которые были изданы разработчиком ГОСТа - Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

    Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 - Отметка о наличии приложения и реквизит 22 - Подпись располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом Отметка о наличии приложения через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

    Говоря о расположении реквизита Отметка о наличии приложения . стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:

    Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

    В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит Отметка о наличии приложения?

    В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит Отметка о наличии приложения может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение . то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­Отметка о наличии ­приложения должен оформляться всегда (см. Пример 2).

    Также реквизит Отметка о наличия приложения , при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

    Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит Отметка о наличии приложения не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

    Реквизит Отметка о наличии приложения не оформляется и в  распорядительных документах. приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

    Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1), (приложение 2) или согласно приложению 1, согласно приложению 2. Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается) (см. Пример 3).

    Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись Приложение?

    Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись Приложение   3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

    Рассмотрим случаи, когда надпись Приложение с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

    Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .

    Источники:workpaper.ru, delo-ved.ru, www.sekretariat.ru, engtime.ru, www.delo-press.ru

    Следующие:
    01 ноября 2018 года

    mirshablonov.ru