Настройка списка последних использованных файлов. Как быстро просмотреть весь документ


Быстрый просмотр документов

Когда вы просматриваете кипы электронных документов и пытаетесь понять, что находится в каждом из них, название файла несколько облегчает эту задачу, но не до конца. Поэтому вы заглядываете внутрь файла, чтобы посмотреть его содержание. Обычно файл открывают двойным кликом мыши в соответствующей программе.

Это хороший способ, но он крайне нерационален, если все, что вам нужно, - быстро взглянуть на документ. Кроме того, это неудобно еще и потому, что приходится закрывать приложение после того, как вы всего лишь пробежались взглядом по документу. Повторите это десяток-другой раз - и можете попрощаться с высокой эффективностью работы.

Мас располагает рядом возможностей быстро просмотреть документ. К примеру, что режимы просмотра «Колонки» (Columns) и Cover Flow имеют функцию предпросмотра файлов. Это замечательно, если вы имеете дело с простыми файлами, например фотографиями. Но если речь идет о многостраничных документах или презентациях, бывает нужно более подробно ознакомиться с документом.

Может показаться, что это трудновыполнимо, но функция быстрого просмотра (Quick Look) позволяет посмотреть документ в отдельном окне, не открывая соответствующих программ. Mac предоставляет вам четыре варианта, чтобы воспользоваться функцией быстрого просмотра:

  • Самый быстрый. Нажмите клавишу «пробел».
  • Относительно быстрый. Нажмите на иконку «Быстрый просмотр» (Quick Look) в «Панели инструментов» Finder.
  • Не очень быстрый. Нажмите клавиши Command + Y.
  • Самый медленный. В меню «Файл» (File) выберите «Быстрый просмотр» (Quick Look).

Какой бы способ вы ни выбрали, документ откроется в окне просмотра (рис. 6.8). Если он содержит несколько страниц (слайдов и т. д.), для их просмотра можно воспользоваться прокруткой.

← Переименование файлов в Mac OS Работаем с файлами и папками →
 

Новые статьи:

Предыдущие статьи:

win7time.com

Режимы просмотра документов

Для удобства работы в Microsoft Word можно выбирать различные режимы просмотра документов в зависимости от выполняемых задач.

Выбор режима просмотра документа

Выполнить любое из следующих действий.

  • В меню Вид выбрать режим Обычный, Веб-документ, Разметка страницы, Структура, Схема документа, или Во весь экран.

  • В меню Файл выбрать режим Предварительный просмотр веб-страницы или Предварительный просмотр.

Разметка страницы

В режиме разметки текст, рисунки и другие элементы отображаются так же, как после вывода страницы на печать.

Этот режим используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а также для работы со столбцами и графическими объектами. При использовании этого режима для ввода и редактирования текста можно сэкономить место на экране, скрыв пустое пространство в верхней и нижней части страницы.

Чтобы перейти в режим разметки, выбирают в меню Вид команду Разметка страницы.

Веб-документ

Режим веб-документа удобен для создания веб-страниц или документов, предназначенных для просмотра на экране.

В этом режиме отображается фон, перенос текста выполняется по размерам окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне веб-обозревателя.

Чтобы перейти в режим веб-документа, выбирают в меню Вид команду Веб-документ.

Обычный

Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста.

В обычном режиме границы страниц, колонтитулы, фон, графические объекты и рисунки, для которых не определен стиль обтекания в тексте, не отображаются.

Чтобы перейти в обычный режим, выбирают в меню Вид команду Обычный.

Структура

Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков.

В режиме структуры можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст.

Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами. Использование главных документов упрощает создание и обновление больших документов, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются.

Чтобы перейти в режим структуры, выбирают в меню Вид команду Структура.

Схема документа

Схема документа представляет собой отдельную область, в которой отображается список заголовков документа. Схема документа позволяет быстро перемещаться по документу, отслеживая текущее местонахождение в нем.

При выборе заголовка в области схемы документа Microsoft Word переходит к соответствующему заголовку в документе, отображает его в верхней части экрана и выделяет заголовок в области схемы документа. Область схемы документа можно отобразить или скрыть в любой момент.

Чтобы перейти в режим схемы документа, выбирают в меню Вид команду Схема документа.

Во весь экран

Чтобы вывести на экран как можно большую часть документа, переходят в полноэкранный режим.

В этом режиме с экрана удаляются такие отвлекающие внимание элементы, как панели инструментов и полосы прокрутки. Если при работе в полноэкранном режиме требуется выбрать команду меню, помещают указатель мыши в верхнюю часть экрана, чтобы отобразить строку меню.

Чтобы перейти в полноэкранный режим, выбирают в меню Вид команду Во весь экран.

Чтобы отключить полноэкранный режим и перейти в предыдущий режим, нажимают кнопку Вернуть обычный режим на панели инструментов Во весь экран или клавишу ESC.

Предварительный просмотр веб-страницы

Предварительный просмотр веб-страницы позволяет увидеть, как документ будет отображаться в веб-обозревателе. Если веб-обозреватель еще не запущен, Microsoft Word запускает его автоматически. Вернуться в документ Microsoft Word можно в любое время.

Чтобы перейти в режим предварительного просмотра веб-страницы, выбирают команду Предварительный просмотр веб-страницы в меню Файл.

studfiles.net

Как быстро открыть недавние документы? — MS Excel

Чтобы быстро вернуться к документам, с которыми недавно работали, воспользуйтесь одним из способов, представленных ниже.1 способ:

  1. Начните открытие документа любым известным способом.
  2. В окне «Открытие документа» в левой его части щелкните по кнопке «Недавние документы».
  3. В окне «Открытие документа» в строке «Папка» отобразится адрес «Последние документы».
  4. Выберите в окне нужный документ и дважды щелкните по нему или же используйте кнопку«Открыть».

2 способ:

  1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
  2. В меню типичных команд на поле «Последние документы» выберите нужный для открытия документ.
Примечание

В чем отличие этих способов? В первом случае мы можем открыть более ранние документы, а во втором – только последние 50 (максимально).

Как настроить список последних документов?

  1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
  2. В меню типичных команд выберите пункт «Параметры Excel».
  3. В окне «Параметры Excel» на вкладке «Дополнительно» группе «Экран» в пункте «Число документов в списке последних файлов» задайте счетчиком нужное количество документов – от 1 до 50.
  4. Закройте окно кнопкой «ОК».

Как настроить некоторые параметры открытия документов?

  1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
  2. В меню типичных задач выберите пункт «Параметры Excel».
  3. В окне «Параметры Excel» на вкладке «Дополнительно» в группе «Общие» активируйте пункт «Запрашивать об обновлении автоматических связей».
  4. Совет

    При включении этого пункта будет происходить автоматическое обновление данных, связанных с другими файлами. Если это не требуется, не активируйте пункт.

  5. Закройте окно кнопкой «ОК».

excel2010.ru

Как навести и поддерживать порядок в компьютере, чтобы быстро находить всё необходимое

Как упорядочить содержимое компьютера

Сначала нужно провести генеральную уборку: разобраться со всеми файлами, документами и закладками, организовать их и упорядочить.

Документы

  1. Просмотрите файлы, удалите ненужные.
  2. Каждый важный документ переименуйте так, чтобы его можно было найти по ключевому слову, дате, теме.
  3. Рассортируйте документы по папкам.
  4. Общую папку с важными документами необходимо сохранить где-нибудь ещё. Например, на отдельной флешке, но лучше — в облачном хранилище.
  5. Убедитесь в том, что дубликаты ваших документов:
    • упорядочены не хуже оригиналов;
    • надёжно защищены.

Фотографии и картинки

  1. Просмотрите все фотографии и обязательно удалите повторяющиеся, неудавшиеся и случайные снимки. Избавьтесь от тех, которые не хочется пересматривать.
  2. Рассортируйте фото по датам. Я также предпочитаю после даты вписывать локацию или название события в название папки. Например, «02.09.2015. Львов». Это помогает не только организовать папки, но и найти потом нужную по ключевому слову.
  3. Как раз сейчас самое время достать флешку. Когда разбираешь фотографии, всегда найдутся те, которые нравятся особенно сильно. Так как мы наводим порядок раз и навсегда, вы вряд ли будете перебирать все снимки снова. Так что это идеальный момент для того, чтобы скопировать любимые фото на флешку и распечатать их позже. Если хочется, конечно.
  4. Как и в случае с важными документами, папки с самыми дорогими сердцу фотографиями дополнительно скопируйте в облачное хранилище. Следите за тем, чтобы и в облаке все снимки были упорядочены.
  5. Для изображений из интернета, рисунков, иллюстраций создайте отдельную папку. Систематизируйте файлы внутри так же, как и фотографии, только распределяйте по папкам с названием-тегом.

Другое

  1. Наибольшее количество мусора обычно скапливается в папках загрузок — там, куда автоматически отправляются файлы после скачивания. Найдите такие папки и хорошенько их разберите.
  2. Не забывайте о рабочем столе. Сюда мы часто сохраняем файлы, которые понадобятся в ближайшее время, а удалить забываем. Разберите то, что накопилось, и избавьтесь от ненужного.

Электронная почта

В ящиках скапливается столько писем, что сложно найти нужное. Вам понадобится время и терпение, чтобы разобраться с почтой, но это того стоит.

  1. Удалите письма с рекламой. Отправляя их в корзину, выбирайте опцию автоматической блокировки адреса: тогда вы больше не увидите подобную рассылку.
  2. Создайте удобные фильтры-метки, распределите их по письмам.
  3. Наиболее важные письма:
    • нужно отметить соответствующим фильтром;
    • можно сохранить отдельно как документ (и тогда придерживаться правил хранения документов), отправить в Evernote или облачное хранилище.

Упростить разбор почты поможет Gmail offline. Все изменения, которые вы сделаете, вступят в силу после подключения к интернету. Письма уйдут к адресатам, ненужная корреспонденция удалится. Пользуйтесь, когда выдастся минутка без интернета.

Обязательно попробуйте пользоваться почтовыми клиентами. Эти приложения позволяют управлять письмами и не потерять важное сообщение.

Закладки

  1. Пересмотрите все страницы, сохранённые как закладки.
  2. Сайты, на которые возвращаетесь ежедневно, сохраните на стартовой странице или на панели закладок.
  3. Статьи, которые вы собираетесь прочитать позже, скачайте в виде документа или перенесите в отдельную папку.
  4. Остальные закладки группируйте по тематическим папкам.

Пользуйтесь сервисами для закладок: с ними будет удобнее и сортировать сохранённые страницы, и добавлять новые. Вот несколько интересных решений:

Что делать, чтобы избежать генеральных уборок в будущем

Вам придётся обзавестись несколькими полезными привычками:

  1. Важные файлы переименовывайте сразу, причём так, чтобы вы могли с лёгкостью отыскать документ или изображение по названию.
  2. Старайтесь как можно реже сохранять файлы там, где им не место. Точно так же, как одежда, сложенная кое-как на стуле, эти файлы будут создавать беспорядок вокруг себя.
  3. Используйте сервисы для хранения файлов и ведения записей.

Для фотографий

Фотографии можно хранить и сортировать при помощи онлайн-сервисов. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки, поэтому стоит выбрать именно тот, который лучше всего отвечает вашим потребностям.

  • Flickr. Фотосервис дарит 1 ТБ свободного места каждому новичку. У него приятный интерфейс. Есть и веб-версия, и приложения.
Разработчик: Yahoo

Цена: Бесплатно

Разработчик: Yahoo

Цена: Бесплатно

  • «Google Фото». Один из лучших сервисов для обработки, сортировки и хранения снимков. Удобное управление, синхронизация между устройствами. Правда, есть ограничение на качество загружаемых фотографий и видео.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

Для документов

Помимо хорошо известных сервисов для создания документов и записей, обратите внимание и на неочевидные решения. Возможно, вам будет намного удобнее вести записи в одном из этих редакторов:

Облачные хранилища

Какое бы облачное хранилище вы ни выбрали: Dropbox, «Google Диск», «Яндекс.Диск», OneDrive или ещё что-то, позаботьтесь о том, чтобы найти клиент для работы с ним. Особенно если вы используете несколько сервисов сразу. Вот несколько решений:

  • Cloudo — для работы с облачными сервисами и хранилищами.
  • Mover — сервис для переезда из одного облака в другое.

А какие приложения и сервисы используете вы, чтобы поддерживать порядок в компьютере?

lifehacker.ru

Настройка списка последних использованных файлов

Закрепление файла в списке последних использованных документов

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Открыть, чтобы просмотреть список последних использованных файлов.

  3. Щелкните значок Закрепить этот элемент в списке . Когда файл закреплен в списке, значок булавки выглядит следующим образом: . В более ранних версиях Office он выглядит так: .

Совет: Чтобы открепить файл, щелкните значок булавки еще раз.

Файлы, закрепленные в списке, выводятся в обратном хронологическом порядке (начиная с новых записей). 

Удаление отдельного файла из списка недавно использовавшихся файлов

Если вы хотите удалить какие-либо файлы из списка, просто щелкните их правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить из списка.

Внимание: Обязательно нажмите кнопку Удалить из списка, а не Удалить файл, если вы не хотите удалить сам файл из системы.

Изменение количества файлов, отображаемых в списке последних использованных файлов

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. Выберите пункт Дополнительно.

  4. В группе Отображение в списке Число документов в списке последних файлов: выберите необходимое количество отображаемых файлов.

Совет:  Чтобы не отображать файлы в списке последних использованных файлов, выберите в списке Число документов в списке последних файлов значение, равное нулю.

Удаление незакрепленных файлов из списка последних использованных файлов

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Открыть.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши файл в списке и выберите команду Очистить незакрепленные документы.

  4. Нажмите кнопку ДА, чтобы очистить список.

Почему в списке недавно использовавшихся файлов появились файлы, которые давно (или вообще) не открывались?

Начиная с Office 2013 список последних использовавшихся файлов синхронизируется с учетной записью Майкрософт. Это удобно, так как если вы используете несколько устройств (например, компьютер и ноутбук), в обоих списках будут одни и те же файлы.

Однако если у вас есть старый компьютер, который вы давно не включали, при его подключении к сети он может синхронизироваться, из-за чего некоторые документы их старого списка могут попасть в новый.

Кроме того, иногда это происходит, если кто-то другой — например, член вашей семьи — пользуется вашим компьютером. Если они вошли с вашей учетной записью, все документы, над которыми они работали, появятся в списке.

Лучший способ удалить такие файлы из списка — выполнить процедуру, описанную выше в разделе "Удаление отдельного файла из списка недавно использовавшихся файлов". Щелкните правой кнопкой мыши ненужные файлы и выберите команду Удалить из списка.

support.office.com

Пошаговая инструкция: Как посмотреть просмотренные файлы

Для того, чтобы не искать по многочисленным папкам вашего компьютера файл, который вы не так давно просматривали или создавали, разработчики операционной системы создали специальный раздел. В этом разделе размещаются ссылки на все файлы, которые недавно использовались на вашем компьютере. Хотя бывают такие случаи, что проще найти нужный файл с помощью системы поиска.

Как ознакомиться с историей просмотренных файлов?

Инструкция

  1. На любом компьютере существует специальный раздел «Недавние документы», Раздел «Недавние документы»

    в нем хранится информация о последних просмотренных или измененных файлах. Стоит помнить, что сбор информации о просмотренных файлах может быть неактивен в настройках ОС, или файл, который недавно просматривался, может быть уже удален с компьютера. В таких случаях информация в разделе «Недавние документы» будет неверна.

  2. Если вы хотите узнать, какие файлы открывались на компьютере в определенный период времени – воспользуйтесь поиском по дате изменения и просмотра. Также можете указать соответствующий формат файлов соответственно тому, который вас интересует. Помимо этого, вы можете указать определенный раздел жесткого диска. В результатах поиска нажмите на интересующий вас файл правой клавишей мыши, откроется контекстное меню, укажите команду «Открыть папку содержащую объект». Программа откроет папку с этим файлом.
  3. Если у вас на компьютере используется ОС Windows 7(акция на лицензионную версию Windows 7 у нас в интернет-магазине), перейдите в раздел «Мой компьютер». В этом разделе, в левой колонке есть меню «Избранное», разверните его и нажмите на пункт «Недавние места», Пункт «Недавние места»

    в основном окне будут отображены все папки, которые в недавнее время открывались. Для того, чтобы перейти в интересующий вас раздел, кликните по его иконке два раза левой кнопкой мыши.

  4. Для того, чтобы увидеть какие файлы просматривались или изменялись при помощи конкретной программы вам нужно:
  • Выбрать меню «Пуск»;
  • В левой колонке найдите интересующую вас программу и нажмите на треугольник возле названия этой программы.
  • Справой стороны откроется дополнительное окно, в котором будет список всех использованных файлов.

5. Стоит помнить, что данная возможность предусмотрена только для тех программ, которые наиболее часто используются на вашем компьютере. Для других программ данная опция недоступна через меню «Пуск». В некоторых приложениях такая опция предусмотрена в основном меню данной программы.

Видео: Как узнать в какие папки заходил человек на компьютере

besthard.ru

20 секретов Word, которые помогут упростить работу

Microsoft Word — самый важный и необходимый инструмент для любой офисной работы. А количество функций, которыми он обладает, повергнет в шок любого человека. Мы выбрали 20 советов, которые помогут упростить работу с Word и автоматизировать некоторые рутинные дела. Здесь вы можете ознакомиться с подобным материалом для Excel.

Вставка даты и времени

Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift + Alt + D. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift + Alt + T.

Быстрая смена регистра

Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift + F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

Ускорение курсора

Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

Выделение фрагментов текста, расположенных в разных местах

Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

Буфер обмена

Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

Быстрое создание скриншотов

Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

Расстановка переносов

Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

Водяной знак

Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

Повтор предыдущей команды

Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

Постановка ударения

Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt + 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

Настройка ленты

Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

Быстрое выделение большого куска текста

Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

Быстрое перемещение по документу

Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

  1. Ctrl + Alt + Page Down — следующая страница;
  2. Ctrl + Alt + Page Up — предыдущая страница;
  3. Ctrl + Home — переместиться вверх документа;
  4. Ctrl + End — догадайтесь сами. :)

Вставка новой страницы

Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl + Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

Изменение папки для сохранения по умолчанию

По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

Исходное форматирование

Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Spacebar.

Word в качестве менеджера задач

Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.

Вертикальное выделение текста

Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

Защита документа паролем

Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

Самый быстрый способ открыть Word

Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом. Нажмите комбинацию клавиш Windows + R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows + R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter.

Есть ли у вас способы упростить работу с Word? Уверен, что есть. Делитесь ими в комментариях!

lifehacker.ru